Thomas Eklöf från Bossanova People Agency är föreläsare, HR-konsult och författare av boken “Innovativ rekrytering”. Vi tog oss ett snack med honom under ett webinar, där han gav oss viktiga insikter i hur du skapar en lyckad onboarding.
Det första halvåret sätter tonen
När du anställer någon ny, vill du förstås att personen ska trivas i sin roll och vilja stanna i företaget under en längre period. Det är både tröttsamt och kostsamt att lägga tid på rekryteringsprocesser som inte resulterar i lyckade anställningar.
Att ligga på latsidan så fort ett anställningsavtal är undertecknat är därför ingen bra idé. Det är nämligen under de första sex månaderna som 86 procent av anställda bestämmer sig för om de ska stanna i bolaget eller inte.
28 procent har också någon gång tackat ja till ett jobb, för att sedan backa ur innan första arbetsdagen.
Du kan med andra ord inte räkna med att personen du anställt är säker på sitt beslut, bara för att du har fått ett ja på erbjudandet. Onboardingen handlar om att få varje ny medarbetare att trivas och lyckas i sin roll så pass väl, att anställningen fortgår.
Vad kännetecknar en väl genomförd onboarding?
“Jag har jobbat med HR ett antal år. Checklistor är bra – om de används,” skrattar Thomas.
“Vi på HR vill skapa bra förutsättningar, men kan vara dåliga på att sätta oss in i chefernas verklighet. Vad har de för utmaningar? Hur kan vi anpassa förutsättningarna för att de ska lyckas med onboardingen?”
Thomas fortsätter:
“För mig börjar onboarding med preboarding. Från rekryteringsprocessens slut, fram till anställningens start. Sedan fortsätter onboardingen.”
Du behöver alltså hålla kontakten och vara tillgänglig för nyanställda även innan de har börjat jobba.
I början handlar onboardingen framför allt om att få alla praktiska detaljer på plats och att hjälpa medarbetaren igång med sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Men de mjuka värdena är minst lika viktiga att få med.
“Det allra viktigaste är att man skapar en grund för relationerna. Hur funkar kulturen på den här arbetsplatsen? Hur ska vi få nya medarbetare att förstå koderna? Det går inte alltid att säga ‘så här funkar det’, någonstans måste man få lära sig under tiden.”
För att bli framgångsrik över tid behöver alltså både hårda och mjuka värden få ta plats.
Onboardingens olika moment
Utgångsläget ser olika ut för olika företag och personer, men strukturen på onboardingen är stadig.
Det praktiska
Börja med att gå igenom det praktiska kring arbetsplatsen och anställningen. Kommunicera vad som gäller för det praktiska kring jobbet, som:
- Dagar och tider
- Verktyg och hjälpmedel
- Kontakter och ansvarsområden
Den här fasen är kritisk för att det nya jobbet ska börja bra. Som nyanställd vill man komma igång och bidra så fort som möjligt, och praktiska detaljer ska inte stå i vägen. Hur det praktiska hanteras är kanske inte avgörande för hur nyanställda känner för arbetsplatsen i längden. Det är som med människor – intrycket kan ändras.
“I vissa fall har jag sett att man får sin dator och telefon, och kanske en liten introduktion kring saker och ting. Men inte tillräckligt för att kunna börja jobba. Ofta upplevs det som stressande,” säger Thomas.
“Man känner inte att man tas på allvar, och känner sig inte så högt värderad som man hade gjort om man fått rätt förutsättningar,” fortsätter han.
Samtidigt finns det en risk för att informationen blir övermäktig.
“Vi vet alla hur det är – man är helt dränerad på energi efter första veckan på ett nytt jobb. Ofta trycker arbetsgivare på för mycket, man vill göra sig av med uppdraget att få ut all information och det går lite för fort,” fortsätter Thomas.
“Den här strukturerade biten är svår att få ihop, oavsett om det är ett litet eller stort företag. Det läggs mycket ansvar på chefer, som redan har mycket på sina bord. Ibland blir onboardingen en sak man helt enkelt inte prioriterar.”
Som organisation behöver du ge rätt förutsättningar för en bra onboarding genom att sätta en bra process. Det är ett långsiktigt arbete som ska följas upp kontinuerligt.
Välkomnandet
För att nyanställda ska känna sig välkomna på arbetsplatsen kan du tänka på att:
- Presentera och visa runt
- Berätta hur ni kommunicerar med varandra och mellan olika avdelningar
- Boka in luncher, promenader och avslappnade möten
Det är svårt att säkerställa att det rent kulturella i onboardingen kommer på plats.
“Tidigt i min karriär kom jag in på ett nytt jobb och möttes av två rader människor som stod och applåderade åt mig. Det var lite skrämmande, men också fantastiskt! Vilken härlig inställning, att varje person som börjar på företaget blir välkomnad med en varm hand och glädje. Den känslan vill man skapa,” säger Thomas.
Det praktiska handlar om att kunna sköta ett jobb och få kontroll över den nya situationen. Det kulturella handlar om att bygga relationer.
“Redan på förhand kan man boka in luncher och träffar med olika nyckelpersoner, för att tidigt etablera viktiga arbetsrelationer. Att bjuda in till olika event, promenader, luncher välkomnar nya medarbetare in i den nya kulturen”, säger Thomas.
När smekmånaden är över
För att hålla koll på hur personen trivs under det första kritiska halvåret behöver du:
- Samla information om hur det går
- Påminna kollegor och chefer om att fortsätta bjuda in
- Individanpassa onboardingen utifrån arbetslivserfarenhet
Fortsätt boka in träffar, påminn kollegor om att ta sig tid för en pratstund och kom ihåg att man känner sig ny på jobbet ganska länge efter första veckan.
“Man måste hela tiden påminna folk i rätt tid. Och ofta krävs det inte något dedikerat möte, det räcker ofta med att ställa några trevliga frågor. Hur fungerar det där, känns det där okej, har du rätt förutsättningar, har vi missat något, sådana saker,” säger Thomas.
Hur ofta du ska stämma av varierar.
“Du behöver individanpassa varje onboarding. Har du många år i arbetslivet bakom dig, har du förmodligen lättare för att hitta din plats på ett nytt jobb. Som relativt ny på arbetsmarknaden kan det krävas lite mer guidning,” fortsätter han.
Hur lång ska en lyckad onboarding vara?
Onboardingprocessen ser olika ut beroende på vilken typ av företag och roll det handlar om.
“Det vanligaste är 3–6 månader. Vissa har en onboarding på upp till ett år. Det är upp till en själv,” berättar Thomas.