Successionsplanering: Säkra kompetensbehovet med

Arbetsmarknaden rör sig snabbare än någonsin. Att fånga upp och befordra innan det är för sent är viktigt. Samtidigt är det naturligt att medarbetare söker sig vidare till nya utmaningar med jämna mellanrum. Nyckeln till framgång är att vara förberedd. Det vill säga, att ha en plan. Mer specifikt, en successionsplan.

Vad är successionsplanering?

Successionsplanering är en process som går ut på att identifiera ett företags nyckelkompetenser och se till att det finns en plan för oförutsedda händelser. Det handlar om att ta tillvara på den kompetens som finns i företaget och se till att den nyttjas på bästa sätt. Samtidigt ska en rekryteringsprocess finnas redo att sättas igång vid behov. 

Med en stark successionsplan är du förberedd på att saker inte alltid går som du vill, samtidigt som du planerar för en ljus framtid – för dig och dina anställda.

Vem bär ansvaret för företagets successionsplan?

HR-avdelningen har oftast det övergripande ansvaret för att utforma en successionsplan, men chefer och ledning spelar en viktig roll i arbetet. Cheferna tenderar att ha bäst koll på vilka kompetensbehov som finns på respektive avdelning. Inte sällan har de också en bild av hur läget i arbetsgruppen ser ut.

Vilka fördelar har successionsplanering?

Folk blir sjuka, går på föräldraledighet, vill göra karriär och säger upp sig. Allt det där hör arbetslivet till. Om du ägnar dig åt successionsplanering undviker du vanliga problem som uppstår i samband med de situationerna. Fördelarna är med andra ord många.

• Snabbare rekrytering

När du har en överblick över nyckelkompetenserna i företaget, går rekryteringsprocessen snabbare eftersom jobbannonser kan komma ut fortare. Du slipper alltså vänta onödigt länge på att ersätta medarbetare som gått vidare till nya uppdrag.

• Maximerat kompetensutnyttjande

Du får bättre koll på vilka kompetenser som finns i företaget, och kan utnyttja dem bättre. 

• Mindre personalomsättning

Med en successionsplan kan du i första hand satsa på internrekrytering när ett nytt behov uppstår.

• Nöjdare medarbetare

När du satsar på kompetensutveckling och öppnar upp för interna karriärmöjligheter känner sig medarbetarna sedda och uppskattade.

Successionsplanering, steg för steg

Att utforma en successionsplan innebär att kartlägga, dokumentera och utvärdera.

Identifiera nyckelpersoner och behov

Alla medarbetare fyller en viktig funktion. Men den kompetens respektive medarbetare har, kan vara mer och mindre unik. 

Kompetenskartläggning

Gör skillnad på olika typer av kompetens när du identifierar var företagets kompetens och kunskap ligger.

• Sårbar kompetens är knuten till specifika medarbetare.
• Kritisk kompetens är svår att ersätta.
• Nyckelkompetens är sådan som krävs för att hålla företaget i rullning, men som går att ersätta på olika sätt.

Frågor för att komma igång

När du kartlägger kompetensen i företaget blir det uppenbart att vissa roller axlar ett tyngre ansvar som är affärskritiska för företagets resa framåt. Andra besitter mer allmänna kunskaper som enkelt kan ersättas vid behov. För att identifiera vilka personer och kompetenser som företaget behöver, kan du ställa dig följande frågor:

• Vilka personer skulle företaget inte klara sig utan rent operativt? 
• Vilka personer ansvarar för områden som rör medarbetarnas säkerhet?
• Vilka personer som sitter på unik kompetens som krävs för att företaget ska kunna nå uppsatta mål?
• Vilka personer är kulturbärare på företaget? 
• Hur skulle det påverka företaget om dessa personer var frånvarande, på kort och lång sikt? 
• Hur kan du täcka upp för det och möta behoven?

Satsa på den interna kompetensen

Ett sätt att förbereda sig för oväntade händelser är att sprida ut kunskap över flera personer. Låt aldrig företagets produktivitet och utveckling vila helt på enskilda personers prestationer. Det är varken bra för arbetsmiljön eller företaget i stort.

När du vet var kompetensen ligger, kan du se det som din uppgift att sprida kunskapen vidare. Låt medarbetarna lära av varandra, eller satsa på kompetensutveckling i form av kurser. 

Fråga också medarbetarna om deras drömmar och mål. Kanske har någon uttryckt en önskan om att förflyttas till en annan avdelning och roll i framtiden? Om du tror att det är en bra idé, kan du redan nu se till att den som utför arbetsuppgifterna i nuläget överför sina kunskaper. Internrekrytering håller kostnaderna nere och skapar engagemang hos de anställda. 

Dokumentera och utvärdera processen

Successionsplanering går ut på att samordna företagets bas av kompetens och kunskap, för att trygga framtida behov och värna om medarbetarnas karriärsutveckling. Det går inte att vara förberedd på allt, men med affärsstrategi, konkurrens och marknadsutveckling i bakhuvudet kan planen ge dig större kontroll över företagets samlade kompetens. Det ger dig bättre förutsättningar att behålla personal du är rädd om, samtidigt som du kartlägger var kompetensen kan hämtas och vidareutvecklas, om värsta tänkbara scenario skulle inträffa. 

Successionsplanen bör uppdateras kontinuerligt. Dokumentera befintlig kompetens, planera vidareutveckling och uppdatera när statusen förändras. Den bästa vägen mot lyckade processer går via iteration och uppföljning.