Fall’s here, and so are our latest Product Updates 🍁

Go to Swedish version

Welcome back after the summer! We hope you've had time to recharge and are ready for all the new challenges that autumn brings. Here’s our latest update on everything new that we released over the summer months, as well as some information on what we’ll be working on this fall!

- Recruitment
- Hiring and Employments
- Salaries
- Dashboard
- Time and Time off
- Surveys
- Performance
- Mobile App
- Integrations
- Whistleblowing
- Roles and Rights

Recruitment

Fetch job ad information via API
You need to have the same rights as required for Recruitment to fetch the information.

Link to your privacy policy in job ads
When you're setting up your career page, you'll now find a field under the settings where you can add a link to your privacy policy. If you include this link, it will show up alongside Hailey's privacy policy in the application section of all your job postings.

CV and Cover Letter as standard fields in job ads
When creating a job ad, the fields for CV and cover letter are included by default, so you don't forget to request these from the applicant. You can choose to remove these fields if you wish or make them mandatory for the applicant. You can also rename the fields to something else if desired.

More field types in the job application
Do you want the applicant to answer a Yes/No question, choose from different options, or write a short text directly in the application? Great, because we’ve now added the following selectable fields to the application in a job ad:

• Short text  
• Selection  
• Multiple selection  
• Yes/No  
• Decimal

Hiring and employments

Garden leave
For employees who are on garden leave, we have now added this as an employment status and filtering option in the employee list. To give an employee "garden leave" status, you need to have entered a last working day and end date for the employment.

You can control who has access to see those who are on garden leave under Roles and Rights—either to see employees under their supervision or to see all employees.

Signing order in Hiring and Rehiring processes
We’ve now implemented signing orders across all our signing workflows. You can now specify who needs to sign a contract and in what order, even in the employment and reemployment processes.

Cancelling a signing or employment process now locks the contract
If a contract is reissued during an ongoing signing process, the original contract can no longer be signed. Clicking the signing link for the old contract will trigger an error message. Similarly, if an ongoing employment process is cancelled, the signing process for the associated contract will also be terminated.

Exclude bank details and emergency contact in the preboarding portal 
In the settings for your hiring templates, you can choose to exclude bank details and/or emergency contact in the preboarding portal. If everything is hidden and no equipment or custom fields have been added, you can still send out the preboarding portal, but the new employee will only see the welcome text and their colleagues.

Preboarding portal - countdown for the new employee
If the new hires have already submitted their information and then open the preboarding portal again, they will see a countdown of how many days are left until the first working day.

Salaries

Salary types 
Do you have different types of recurring compensation in your organisation? Perhaps various allowances in addition to base salaries? Salary types are an excellent way to manage and differentiate between different types of compensation. Salary types help you view, analyse, and transfer information when needed. Read more about salary types here.

Update salaries via import 
There is a new import template for importing changes to existing salaries. The import template includes all active salaries from the employees included in the template. Read more about importing salary changes here.

Employee number and national ID in salary report and salary change report
Columns for employee number and national ID have been added to the salary report and the salary change report. This information is included in the export.

Get list of salaries via API
You need to have the same rights as required for salaries to get the information.

Dashboard

Profile summary
Managers have a lot on their plate, so we’ve added a summary of their direct reports in the left-hand column of the employee card. Which brings us to the next update…

Quick access to the manager’s agenda 📆
The manager's agenda is now available on the left side of the homepage. You no longer need to go through the email sent out once a week.

Task Overview 🛠️
Keep track of your to-do list. Click "Show all tasks" at the top left of the homepage. The title that appears is dynamic and adjusts to how many tasks you have. You can also see how many tasks have passed their deadline.

Filter tasks by category or sort the list by the newest, oldest, most urgent, or least urgent tasks.

Facequiz 🙈 
The Facequiz has moved; click on the plus sign in the top right corner!

Settings for what should be displayed as culture updates 🍹
It is now possible to toggle each event type on or off—birthdays, anniversaries, and new employees who are about to start. This is done under Settings - General. You can also choose not to show employees who do not wish to be displayed there. If all event types are turned off, the entire card will disappear from the homepage. The same settings are reflected in Slack and Microsoft Teams if you’ve linked culture updates to a channel there.

Time and Time off

More holiday calendars 🌎
If you have employees in Belgium, Estonia, Switzerland, and Bosnia, there are now holiday calendars for each country available as options under the settings for public holidays.

Import absence into Hailey via the open API 🔐
It is now possible to import absence through our open API. The absence is recorded as approved directly in Hailey.

Time report ⏰
The time report has been enriched with the following columns:

- Start time  
- End time  
- Project  
- Day of the week  
- Break time  

In the report, you can filter by employee, approval status, and project.

We have also changed the export format to 8.5 instead of 8h 30 min to make it easier to work with in tools like Excel. Note that 8h 30 min is still used in Hailey, but it becomes 8.5 in the export.

If someone has worked on two or more projects on the same day, these will appear as separate rows in the file.

Surveys

Generate survey templates with AI 🤖
We’ve now added AI for survey templates. It’s a great help—not just for suggesting questions but also for building the template for you with different sections and answer options.

Mandatory/Optional questions in surveys❓
Questions in surveys can now be marked as mandatory or optional.

New survey template editor 🛠️
We have a brand new design for the survey template editor, making it easier and clearer when creating new templates and making changes to existing ones.

Performance

Preview of 360 surveys ♻️
Get a preview of 360 surveys before you start the one-to-one. Text responses from colleagues are displayed randomly each time you open the preview.

Mobile App

New design for employee cards 🎨

Those of you who have downloaded the app have probably already noticed this, but the employee cards have received a stylish update!

Upcoming updates in the next version release:

- To-do list with tasks  
- New login page  
- Complete tasks in workflows  
- View one-to-one's
- View reported and scheduled time in the time overview  
- New languages: Romanian, Lithuanian, Czech, and Dutch  

And one more thing: This autumn, we’ll be releasing the app for Android! 🤩

Integrations

Microsoft Teams bot
It’s now even easier to complete tasks. Complete them directly from Teams—without needing to log in to Hailey. Be sure to enable your bots in your AI settings.

Kontek employee data 👩‍💻
For all customers using the Kontek integration: you can now enter the Kontek name for the employment type and what it should map to in Kontek. That means you can match our employment types in Hailey to our customers' employment types in Kontek.

Entra ID
Choose whether you want to sync your employees personal phone number and/or work phone number to Entra ID from Hailey.

Whistleblowing

Rich text in the whistleblowing description 😗
Clarify and ensure that important information doesn’t fall through the cracks—rich text is now available in the description under the settings for the whistleblowing portal.

Roles and Rights

Overview of employee rights 👀
There’s now a tab on the employee card where we show the rights each employee has. To see the tab, you need to have permission to edit Roles & Rights.

Rights to publish company news 🗞️
You can now grant the permission to publish news! This is done via Settings - Security - Roles and Rights - Company Rights - Settings - News.

If a news item is edited, the ownership of the news is also transferred to the person who last edited it.

If you have any questions or need assistance, please do not hesitate to contact our Customer Success team at support@haileyhr.com.

Välkomna tillbaka efter sommaren! Hoppas ni haft tid för återhämtning och att ni är redo för alla nya utmaningar som hösten levererar. Här kommer vår senaste uppdatering kring allt nytt som vi släppt under sommarmånaderna samt lite information om vad vi bygger på i höst! 

- Rekrytering
- Anställningar
- Löner
- Startsidan
- Tid och frånvaro
- Undersökningar
- Prestation
- Mobilappen
- Integrationer
- Visselblåsning
- Roller och rättigheter

Rekrytering

Hämta information om jobbannonser via API
Du behöver ha samma rättigheter som gäller för Rekrytering för att hämta ut informationen. 

Länka till er integritetspolicy 
När du skapar din karriärsida kommer du nu att hitta ett fält under inställningarna där du kan lägga till en länk till din integritetspolicy. Om du lägger till den länken kommer den att visas bredvid Haileys integritetspolicy i ansökningsdelen av alla dina jobbannonser.

CV och Personligt brev som standardfält i jobbannons
När du skapar en jobbannons ligger fälten för CV och personligt brev som standard - så att ni inte missar att begära in det av den ansökande. Du kan välja att ta bort de fälten om du vill, eller göra de obligatoriska för den ansökande. Det går även att döpa om fälten till någonting annat om så önskas.

Fler fälttyper i jobbansökan
Vill du att den ansökande svarar på en Ja/Nej fråga, väljer från olika alternativ eller skriver en kort text direkt i ansökan? Toppen, för vi har nu lagt till följande valbara fält till ansökan i en jobbannons:

• Short text 
• Selection 
• Multiple selection 
• Yes/No 
• Decimal 

Anställningar

Arbetsbefriad
För medarbetare som är arbetsbefriade har vi nu lagt till det som anställningsstatus och alternativ i medarbetarlistan. För att en medarbetare ska få "arbetsbefriad" som status krävs det att du lagt till ett datum för sista arbetsdag och slutdatum för anställningen. 

Vem som ska ha tillgång till att se de som är arbetsbefriade styr du under roller och rättigheter - antingen för att se medarbetare under sig eller för att se samtliga medarbetare. 

Signeringsordning i anställnings- och återanställningsflödet
Nu har vi implementerat signeringsordningar i samtliga signeringsflöden. Bestäm vem eller vilka som ska signera ett kontrakt i vilken ordning även i anställningsflödet och återanställningsflödet.

Avbryt en signerings eller anställningsprocess och man kan inte längre öppna kontraktet
När man återskapar kontrakt för en pågående signering så går det inte längre att signera det ursprunliga kontraktet. När man klickar på signera-länken för det gamla kontraktet så dyker ett felmeddelande upp. Samma sak gäller när en pågående anställningsprocess avbryts, då avbryts även signeringen av kontraktet kopplat till anställningen.

Exkludera bankuppgifter och nödkontakt i preboardingportalen
Under inställningar för dina anställningsmallar kan du nu välja att exkludera bankuppgifter och nödkontakt i preboardingportalen. Om allt döljs och man inte lagt till utrustning eller egna fält så kan man fortfarande skicka ut preboardingportalen, men den nyanställde ser då bara välkomsttexten och kollegorna!

Preboardingportalen - nedräkning för den nyanställde
Om de nyanställda redan skickat in sina uppgifter och sedan öppnar preboardingportalen på nytt kommer dom se nedräkning av hur många dagar som är kvar innan första arbetsdag.

Löner

Lönetyper
Förekommer olika typer av återkommande kompensation i er organisation? Kanske olika tillägg utöver grundlöner? Lönetyper är då ett utmärkt sätt att hantera och särskilja olika typer av kompensation. Lönetyper hjälper er se, analysera samt överföra information när det behövs. Läs mer om lönetyper här.

Uppdatera löner via import
Det finns en ny importmall för att importera förändringar på befintliga löner. Med i importmallen kommer alla aktiva löner från de medarbetare man har med i mallen. Läs mer om att importera löneförändringar här.

Anställningsnummer och personnummer i lönerapporten och löneförändringsrapporten
Kolumner för anställningsnummer och personnummer är tillagt i lönerapporten och i löneförändringsrapporten. Informationen följer med vid export.

Hämta lista på löner via API
Du behöver ha samma rättigheter som gäller för Löner för att hämta ut informationen. 

Startsidan

Profilsammanfattningen 
Chefer har mycket på sitt bord, därför har vi lagt till en summering av de direktraporterande i den vänstra spalter på medarbetarkortet. Vilket leder oss till nästa nyhet...

Snabbåtkomst till chefsagenda 📆
Chefsagendan ligger nu tillgänglig till vänster på startsidan. Man behöver alltså inte längre gå via mailet som skickas ut en gång i veckan. 

Översikt av uppgifter 🛠️
Få stenkoll på din att-göra lista. Klicka på "Visa alla uppgifter" högst upp till vänster på startsidan. Titeln som dyker upp är dynamisk och anpassar sig efter hur många uppgifter du har. Du ser även hur många uppgifter som passerat deadline.

Filtrera på kategori eller sortera listan efter vilka uppgifter som är nyast, äldst, mest brådskande eller minst brådskande.

Facequiz 🙈
Facequizet har bytt plats, klicka på plustecknet uppe i högra hörnet! 

Inställningar för vad som ska visas som kulturuppdateringar 🍹
Det är nu möjligt att stänga av och på respektive händelsetyp - födelsedagar, årsdagar och nya medarbetare som ska börja. Detta görs under inställningar - allmänt. Du kan också välja att inte visa medarbetare som inte vill synas där. Om alla händelsetyper stängs av så försvinner hela det kortet från startsidan. Samma inställningar återspeglas i Slack och Microsoft Teams om ni kopplat kulturuppdateringarna till en kanal där.

Tid och frånvaro

Fler semesterkalendrar 🌎
Om du har medarbetare i Belgien, Estland, Schweiz och Bosnien så finns det nu semesterkalendrar för respektive land som alternativ under inställningarna för arbetsfria dagar.

Importera frånvaro till Hailey via öppna APIet
Det går nu att Importera frånvaro genom vårt öppna API. Frånvaron registreras som godkänd direkt i Hailey.

Tidrapport ⏰
Tidrapporten är nu berikad med följande kolumner: 

• Starttid
• Sluttid
• Projekt
• Veckodag
• Paustid

I rapporten kan du filtrera på medarbetare, godkännande status och projekt

Dessutom har vi även ändrat så att det i exporten kommer ut i format 8,5 istället för 8h 30 min för att underlätta arbete i exempelvis Excel. Observera att 8h 30 min ännu gäller i Hailey, men att det blir 8,5 i exporten.

Om man jobbat på två eller flera projekt på samma dag blir dessa separata rader i filen. 

Undersökningar

Generera undersökningsmallar med AI 🤖
Nu har vi lagt till AI för undersökningsmallar. Det är till stor hjälp - inte bara med att få förslag på frågor men också för att bygga upp mallen åt er med olika sektioner och svarsalternativ.

Obligatoriska/Valfria frågor i surveys❓
Frågor i Surveys kan nu markeras som obligatoriska eller ej. 

Ny redigerare för undersökningsmallar 🛠️ 
Vi har en helt ny design för redigeraren av undersökningsmallar som gör det enklare och tydligare vid skapandet av nya mallar och förändringar i gamla mallar.

Prestation

Förhandsgranskning av 360-undersökningar ♻️
Få en förhandsvisning av 360-undersökningar innan ni börjat samtalet. Textsvaren från kollegor visas slumpartat varje gång man tar upp förhandsgranskningen.

Mobilappen

Ny design på medarbetarkort 🎨
Ni som laddat ner appen har säkert redan noterat detta, men visst har medarbetarkorten fått ett snyggt lyft? 

Kommande uppdateringar vid nästa versionslansering:

• Att-göra listan med uppgifter
• Ny loginsida
• Slutföra uppgifter i workflows
• Visa medarbetarsamtal
• Visa rapporterad och schemalagd tid i tidsöversikten 
• Nya språk: Rumänska, Litauiska, Tjeckiska och Nederländska

Och en sak till: I höst kommer vi släppa appen för android! 🤩

Integrationer

Microsoft teams boten 
Nu är det ännu enklare att slutföra uppgifter. Slutför dom direkt från teams - utan att behöva logga in i Hailey. Se till att slå på era botar under era AI inställningar.

Kontek medarbetardata 👩‍💻
Alla med kunder som använder sig av Kontek-integrationen: nu kan ni själva skriva in Konteknamnet på anställningsform och vad den ska mappas till i Kontek. Dvs matcha våra anställningsformer i Hailey till våra kunders anställningsformer i Kontek. 

Entra ID 
Välj om du vill synka privat telefonnummer och/eller jobbtelefonnummer till entra ID från Hailey. 

Visselblåsning

Rich text i beskrivning av Visselblåsning 😗
Förtydliga och och se till att viktig information inte faller mellan stolarna - Det finns numera rich text i beskrivningstexten under inställningar för visselblåsarportalen.

Roller och Rättigheter

Översikt på vilka rättigheter medarbetare har 👀
Nu finns en tab på medarbetarkortet var vi visar vilka rättigheter varje medarbetare har. För att se tabben krävs att du har rätt att ändra Roller & rättigheter. 

Rättigheter för att publicera företagsnyheter 🗞️
Numera går det att tilldela rätten att publicera nyheter! Detta görs via Inställningar - Säkerhet - Roller och rättigheter - Företagsrättigheter - Inställningar - Nyheter. 

Om en nyhet ändras, ändras även ägandeskapet av nyheten till den som senast redigerade. 

Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt customer success-team på support@haileyhr.com.