Här kommer en hel drös med härliga nyheter och behändiga uppdateringar under vårsolen! Häng med! GDPR-gallring Först en lite påminnelse om mejlat vi skickade ut i onsdags angående att vi, på måndag, slår på GDPR-gallringen i systemet. Om ni inte redan läst mejlet så leta gärna upp det och gå igenom vad som behöver anpassas… Läs mer »Update #19 GDPR-gallring, Spara vyer, ny design i medarbetarsamtal m.m.
Här kommer en hel drös med härliga nyheter och behändiga uppdateringar under vårsolen! Häng med!
Först en lite påminnelse om mejlat vi skickade ut i onsdags angående att vi, på måndag, slår på GDPR-gallringen i systemet. Om ni inte redan läst mejlet så leta gärna upp det och gå igenom vad som behöver anpassas i ert konto så att uppdateringen sker så smidigt som möjligt. Det ska sägas dock nämnas igen att GDPR-gallringen endast gallrar personlig data från medarbetare som har lämnat er organisation. Ni behöver alltså inte vara oroliga för er befintliga medarbetardata.
I samband med denna uppdatering har även möjligheten kommit för er att skapa om era egna fält (endast de klassade som personlig data) så att ni kan sätta en egen lagringspolicy på dessa. Följ MANUALEN för att se hur ni smidigast gör detta, eller kontakta er Customer Success-kontakt.
Även att gamla lönefälten kommer raderas, någonting vi också meddelade i onsdags. På måndag raderas nämligen fälten Månadslön och Timlön som ligger under Kompensation och Allmänt. Från och med måndag använder vi alltså endast ett sätt att registrera löner på, sektionen Lön under Kompensation. Har ni fortfarande endast lönedata i de gamla fälten, leta gärna upp mejlet vi skickade i onsdag för mer info om hur ni anpassar er till uppdateringen.
Vi har lagt till en funktion som gör att du kan spara dina favoritfilter i medarbetarlistan. För att spara vyn filtrerar du fram den vy du vill ha, du kan även sortera listan på kolumner och ta ut den information som du vill ska synas för den vyn. För att spara klickar du sedan på Spara längst ned i filtreringsmenyn och namnger den. Din nya vy kommer du nu åt via Vyer i filtreringsmenyn och sedan under Sparade vyer. Du kan även radera dina sparade vyer genom att trycka på de tre prickarna till vänster och sedan Ta bort.
Vi har även lagt till en ny filtreringsmöjlighet. Till vilken filtrering som helst kan ni nu lägga till valfri medarbetare till listan. Se bilden nedan. Vi har även sett till så att ni kan justera medarbetarlistan, jobba runt i andra delar av systemet och sedan komma tillbaka till samma justerade vy i medarbetarlistan.
Vi har ändrat och förbättrat designen i medarbetarsamtal- och undersökningsmallarna. Bland annat har vi ändrat färg på frågorna för att de ska bli tydligare.
Genom att hålla muspekaren över avataren/profilfilden på dina medarbetare på Att göra listan, får du upp en ”pop up ruta” som enkelt ger dig snabb åtkomst till dennes profil/medarbetarkort. Här ser du också kontaktuppgifter såsom telefonnummer och företagsmail. Denna pop up ruta visar sig också om gör samma sak på medarbetarnas profilbild under frånvaroöversikten. Vi kommer att göra denna åtkomst möjlig på fler sidor i Hailey, men vi börjar här!
Något ni kanske redan lagt märke till är att det lagts till en ny vy under Frånvaro; Semesterplaneringar. Här samlas alla aktuella semesterplaneringar som finns på ert bolag. Vilka som har tillgång till denna vy kopplas helt och hållet till vilka som har rättgiheten att visa Frånvaro, antingen på alla medarbetare eller endast på medarbetare under mig. Detta innebär att alla kommer kunna se alla befintliga semesterplaneringar. Det är datan inne i semesterplaneringarna som kommer anpassas utefter vilka medarbetares frånvaro en har rätt att se.
Anställningsnummer är i systemet låsta till den medarbetaren det först skrivs på. Detta innebär att har en medarbetare en gång fått ett anställningsnummer kan ingen annan få detta. Det vi dock har sett till nu är att om ni raderar en medarbetare (vilket endast ska göras om något blivit fel, inte vid uppsägningar) så frigörs dess anställningsnummer. Detta för att ni ska ha möjlighet att, om något blir fel, kunna göra om och göra rätt.
Utöver dessa uppdateringar har vi även lagt till Legal enhet och Team som filtreringsmöjligheter i Förändringsrapporten. Vi accepterar numera decimaler i fälten Omfattning % och Omfattning (timmar per vecka). Ni kan nu hitta alla kontrakt och dokument ni skickat ut för signering under Arbetsflöden och respektive arbetsflöde. Vi har även lagt in en webhook som ett kompliment till vårt API som ni gärna får ta använding av om ni byggt någon integration mot oss.
Ha en fortsatt fin och härlig vår så hörs vi snart igen!
####
First, a little reminder about the email we sent this Wednesday regarding that, on Monday, we will activate the GDPR shred in the system. If you have not already read the email, feel free to look it up and go through what needs to be adjusted in your account so that the update runs as smoothly as possible. However, it should be mentioned again that the GDPR shred only erases personal data from employees who have left your organization. So you do not have to worry about the data saved on employees in service.
GDPR-settingsIn connection with this update, the opportunity has also come for you to recreate your own fields (only those classified as personal data) so that you can set your own retention policy on these. Follow the MANUAL to see how you can do this, or contact your Customer Success contact.
Old salary fields will be erased on Monday. Something we also mentioned in our email this Wednesday. On Monday, the fields Monthly salary and Hourly salary placed under Compensation and General will be erased. From then on we will only use one way to register salaries, the section Salary under Compensation. If you still just have salary data in the old fields, please look for the email we sent this Wednesday for more information about how to adapt to this update.
We have now made it possible to save your favorite filters in the employee list. To save your own filter, first filter out the employees, choose what data you want the list to show using Columns, and click Save below the list of filters. You will then be able to name your filters. Your saved filter will be available under Views in the filter menu. You can also delete a saved filter using the three dots beside the filer name.
We also added a new filtering opportuinty. To any filtering you made, you can now easily add any employee to that filter. See the image below. We have also made sure that you can adjust the employee list, work around in other parts of the system and then come back to the same adjusted view in the employee list.
We changed the design for feedback sessions and surveys (including the templates). We left the capital letters behind and changed the color to a distinct black to make the text more readable.
By hovering over an employee’s profile picture (or initials) in your To do list on the dashboard, a pop-up will appear. This pop-up contains contact information of the employee and the possibility to ”Go to profile”. The same pop-up will appear if you do the same thing in the Time off overview. We will make this feature available at a lot more places in the system, but let’s start here!
Something you may have already noticed is that a new view has been added under Time off; Holiday plans. All current holiday plans for your company are gathered here. Those who have access to this view are completely regulated to those who have the right to show Time off, either on all employees or only on employees below me. This means that everyone will be able to see all existing holiday plans. It is the data inside the holiday plans that will be adapted according to which employees’ Time off one has the right to see or not.
The employment number is locked in the system for the employee it is first written to. This means that once an employee has been given an employment number, no one else can get it. What we have developed now, however, is that if you delete an employee (which should only be done if something went wrong, not in the event of dismissal), its employment number will be released. This is in order for you to have the opportunity to, if something goes wrong, be able to try again.
In addition to these updates, we have also added Legal entity and Team as filtering options in the Change Report. We now accept decimals in the Scope% and Scope (hours per week) fields. You can now find all contracts and documents you have sent out for signing under Workflows and the respective workflow. We also added a webhook as a complement to our API that you are more than welcome to use if you have built an integration to us.
Now, enjoy the spring and we will be in touch soon again!
De har det hänt en hel de i systemet sedan den senaste uppdateringen från oss. Bland annat har funktionalitet för att göra massutskick av exempelvis...
Förbered er på en väldans massa ny funktionalitet som har kommit på plats under de senaste veckorna. Våra utvecklare har jobbat hårt för att kunna...
För och främst hoppas vi att ni alla haft en härlig sommar! Nu är sommaren inne på sin slutspurt och hösten står för dörren. Medarbetare börjar...