Dags för den sista produktuppdateringen innan sommaren! Under denna sprint har mycket planerats och deisgnats för att vi ska kunna få bästa möjliga kickstart när semestrarna börjar lida mot sitt slut. Men självklart har mycket nytt byggts också som presenteras nedan! Vi vill passa på att önska er alla en trevlig sommar, och under sommaren… Läs mer »Update #22 Internationella personnummer, nya integrationer, löner till Fortnox m.m
Dags för den sista produktuppdateringen innan sommaren! Under denna sprint har mycket planerats och deisgnats för att vi ska kunna få bästa möjliga kickstart när semestrarna börjar lida mot sitt slut. Men självklart har mycket nytt byggts också som presenteras nedan! Vi vill passa på att önska er alla en trevlig sommar, och under sommaren kommer vi alltid ha någon från Customer Success på plats, så tveka aldrig på att höra av er till er kontaktperson eller till supporten på support@haileyhr.com.
Låt oss introducera Nationalitet. Detta möjliggör för systemet att vi kan registrera personnummer av olika nationaliteter i ett och samma fält. På medarbetarkorten hittar ni numera fältet Nationalitet som styr vilket format personnummret ska anges i. Här kontrollerar vi svenska, norska och danska personnummer, men väljer man annan nationalitet kommer fältet personnummer inte ha någon begränsning alls.
Detta medför att ni, i en anställningsprocess kan inhämta personnummer från alla kandidater, oavsett nationalitet. För kandidaten kallar vi dock inte detta för nationalitet, utan låter de välja nation för personnummer, likt landnummer för telefonnummer.
Under Arbetsflöden i er huvudmeny har ni sedan en tid tillbaka hittat fliken Uppgifter. Här presenteras samtliga uppgifter om där och då ligger ute på respektive medarbetares dashboard (förutom uppgifter om medarbetarundersökningar). Ni som admin kan numera klicka på respektive uppgift och slutföra dessa åt ansvarig medarbetare. De uppgifter ni kan slutföra åt andra är endast era egna arbetsflödens uppgifter. Självklart kan ni inte signera kontrakt åt någon annan eller godkänna någon annan samtal.
Detta kan även delas ut som en rättighet under rättighetskategorin Arbetsflöden. En rättighet som hänger ihop med vilka arbetsflöden man får se. Kan en chef visa och ändra arbetsflöden ”på medarbetare under mig” så är det endast dessa uppgifter som de sedan kan slutföra åt medarbetarna.
Vi har byggt integrationer till både Microsoft Azure AD och Google Workspace. Dessa fungerar på så sätt att när integrationen är påkopplad så kommer Hailey, när en medarbetare får en jobbmejl registrerad i Hailey som AD eller Workspace inte känner igen, skapa upp denna användare och mejladress i mottagande system åt er. Detta innebär att när ni nyrekryterar så är det i Hailey ni anger den nya jobbmejladressen så kommer ert AD eller Workspace uppdateras automatiskt. Detta bygger då på att mejladressen ni anger i jobbmejl-fältet innehar er domän. För mer information och uppsättningsbeskrivning se manualerna här för Google Workspace och Azure AD.
Här har ni alltså möjligheten att effektivisera era preboardingprocsser på så sätt att ni som admin eller chef kan få i uppgift att registrera en jobbmejl på personen i Hailey istället för att ex. mejla IT om att detta ska göras.
Från översiktsvyn över planerad frånvaro kan ni numera planera in frånvaro åt era medarbetare. Detta kan alla med rättigheten att Visa och ändra frånvaro på antingen Alla eller Medarbetare under mig. När en frånvaro planeras åt en annan medarbetare så dyker detta (godkänd frånvaro) upp för medarbetaren på dennes dashboard under Mina uppdateringar. Denna planerade frånvaron kan sedan revideras av både någon med rättigheten eller medarbetaren själv. Detta innebär även att alla med rättighet att visa och ändra någons frånvaro även kan radera dessa.
Nu hänger även månadslöner med i integrationen med Fortnox. Anledningen till att detta dröjt någon har varit pga att Fortnox tillåter endast en lön per person medan vi i Hailey tillåter flera. Därför slås alla dagens aktiva löner ihop i överföringen till Fortnox. Det ska sägas att ingen löneinfo skickas över innan lönen blivit godkänd i Hailey och vi tar inte med timlöner till Fortnox ännu. Det får bli ett nästa steg.
I alla organisationer och kulturer är det inte nödvändigt att efterfråga en kandidats personnummer i en anställningsprocess. Därför har vi nu lagt till ett alternativ för att kunna välja detta själv. Alternativet är alltid inställt på att systemet SKA efterfråga persnonnummer, men om man av någon anledning inte vill göra det så bockar man helt enkelt ur detta alternativ.
Andra mindre förändringar vi gjort är att automatiska arbetsflöden numera kontrollerar att den anställde arbetsflödet ska köras på har status ”ska börja, i tjänst eller ska lämna” för att undvika att en preboarding starar på en medarbetare som fortfarande ligger i anställningsprocess t.ex. Ni kan plocka ut det nya fältet Nationalitet som en kolumn i medarbetarlistan. Vi har lagt till filtret Legal enhet på Frånvaroöversikten och vi har sett till så att när du eller någon annan startar en undersökning så kommer denna ligga som en uppdaterign på initierarens dashboard. Då kan man alltid snabbt gå dit och kika hur många som besvarat denna.
Nu har det blivit dags för en lång sprint som sträcker sig hela vägen till mitten på augusti så det kommer dröja ett tag tills ni får nästa produkt uppdatering. Under sommaren kommer det som sagt alltid finnas någon av oss på Customer Success på plats så tveka aldrig på att höra av er till oss, antingen direkt till er kontaktperson, eller till support@haileyhr.com. Och glöm inte att många frågor kan ni hitta svaren på själva i vårt hjälpcenter.
Vi på Hailey önskar er en underbar sommar <3
####
Time for the last product update before the summer! During this sprint, a lot has been planned and deisgnated so that we can get the best possible kickstart when the holidays start to suffer towards the end. But of course a lot of new has also been built as presented below! We want to take the opportunity to wish you all a pleasant summer, and during the summer we will always have someone from Customer Success on site, so never hesitate to contact your contact person or the support at support@haileyhr.com.
Let’s introduce Nationality. This enables the system to register persoanl identity numbers of different nationalities in one and the same field. On the employee cards you will now find the field Nationality which governs which format the personal identity number should be entered in. Here we check Swedish, Norwegian and Danish Personal identity numbers, but if you choose another nationality, the personal identity number field will have no restriction at all.
This means that in an hiring process you can obtain personal identity numbers from all candidates, regardless of nationality. For the candidate, however, we do not call this nationality, but let them choose nation for personal identity number, similar to country code for telephone numbers.
Under Workflows in your main menu, you have a Tasks tab. Here, all information that at this time is on each employee’s dashboard is presented (except for information about employee surveys). You as admin can now click each task and complete these for the responsible employee. The tasks you can complete for others are only your own workflow tasks. Of course, you can not sign a contract for someone else or approve someone else’s feedback session.
This can also be distributed as a right under the rights category Workflows. A right that is connected to what workflows you get to see. If a manager can view and edit workflows ”on employees below”, it is only these tasks that they can then complete for the employees.
The right to complete other’s tasksWe have built integrations for both Microsoft Azure AD and Google Workspace. These work in such a way that when the integration is switched on, Hailey, when an employee receives a job email that AD or Workspace does not recognize, will create this user and email address in the receiving system for you. This means that when you recruit a new employe, it is in Hailey that you enter the new job email address and your AD or Workspace will be updated automatically. As long as the email address you enter in the job email field holds your domain. For more information and setup description, see the manuals here for Google Workspace and Azure AD.
Here you have the opportunity to streamline your preboarding processes in such a way that you as admin or manager can be given the task of registering a job email on the person in Hailey instead of eg. email IT that this should be done.
From the time off overview, you can now plan time off for your employees. This can anyone with the right to View and edit the time off on either All or Employees below. When a time off is planned for another employee, this (approved time off) appears on the employee’s dashboard under My updates. This planned time off can then be revised by either someone with the right to or the employee themselvels. This means that anyone with the right to view and edit someone’s time off can also delete the time off.
Plan time off for someone elseNow monthly salaries are also part of the integration with Fortnox. The reason why this was delayed is because Fortnox allows only one salary per person while we in Hailey allow several. Therefore, all of today’s active salaries are merged in the transfer to Fortnox. It should be said that no salary info is sent over before the salary has been approved in Hailey and we do not include hourly salaries in the integration yet. That will be a later step.
In all organizations and cultures, it is not necessary to request a candidate’s personal identity number in an employment process. Therefore, we have now added an alternative to be able to choose this yourself. The alternative is always switched ON, meaning the system will by default request a personal identity number, but if for some reason you do not want to do so, you simply opt out of this alternative.
Other smaller changes we have made are that automatic workflows now check that the employee the workflow should be run for has the status "will join, in service or leaving" to avoid a preboarding staring for employee who is still in the hiring process e.g. You can take out the new field Nationality as a column in the employee list. We have added the filter Legal entity to the Time off overview and we have made sure that when you or someone else starts a survey, this will be an update on the initiator's dashboard. Then you can always quickly go there and see how many employee have answered. Now it's time for a long sprint that extends all the way to mid-August so it will take a while until you get the next product update. During the summer, there will always be one of us at Customer Success on site, so never hesitate to contact us, either directly to your contact person, or to support@haileyhr.com. And don't forget that many questions can be answered by turning to our knowledge base We at Hailey whish you a wonderful summer <3
Nu börjar de allra flesta komma tillbaka till arbetet efter semestern och vi hoppas att ni alla har haft en underbar sommar och fortsätter njuta av...
För och främst hoppas vi att ni alla haft en härlig sommar! Nu är sommaren inne på sin slutspurt och hösten står för dörren. Medarbetare börjar...
Nu börjar det märkas av att hösten har tagit fart. Kylan har börjat krypa sig på och rutinerna börjar sätta sig igen efter sommarledighet. Hösten är...