Idag har vi ett stort antal nyheter att presentera för er! Vi kommer gå igenom: medarbetarundersökningar, att Titel kommer utgå, organisationsschema, anställningsnummer, förändringsrapport med mer data samt nya funktioner under Inställningar -> Allmänt (exempelvis att mejlen nu kan skickas på svenska). Häng med! Medarbetarundersökningar Nu finns Survey-modulen på plats! Som vi har längtat! Ni kan… Läs mer »Update #13 Surveys, mejlutskick på svenska, ”Titel” försvinner m.m.
Idag har vi ett stort antal nyheter att presentera för er! Vi kommer gå igenom: medarbetarundersökningar, att Titel kommer utgå, organisationsschema, anställningsnummer, förändringsrapport med mer data samt nya funktioner under Inställningar -> Allmänt (exempelvis att mejlen nu kan skickas på svenska). Häng med!
Nu finns Survey-modulen på plats! Som vi har längtat! Ni kan nu skapa, skicka, svara på och analysera svaren för dessa undersökningar i Hailey. Exakt hur denna funktionalitet fungerar presenterar vi steg för steg i en manual på vår manualsida så gå gärna in där och kika så att ni kan börja utnyttja funktionaliteten. Till och börja med kommer undersökningarna vara anonyma. Detta innebär att ni alltid måste skicka undersökningen till minst fem (5) anställda och när ni vill kika på resultaten så måste minst lika många ha svarat för att vi ska synliggöra svaren.
Svaren presenteras som ovan, där respektive fråga presenteras tillsammans med antal svar per svarsalternativ. Ni kommer även kunna filtrera svaren på kontor, avdelning samt respektive chefs anställda för att kunna få en så tydlig bild som möjligt av hur era medarbetare på dessa olika områden upplever saker och ting. Samma sak gäller här, att filtreringen måste innefatta minst fem (5) personer för att svaren ska visas i syfte att upprätthålla anonymitet. Ni kan även här avsluta en undersökning uppe i högra hörnet. Surveyn ligger då kvar som ”Klar” och tas alltså inte bort.
Under en tid har vi haft två parallella sätt att registrerar titlar på. Det gamla sättet; att skriva i med fritext på respektive medarbetare, och det nya sättet; att skapa ett titelbibliotek i Inställningar -> Organisation och tagga medarbetare med respektive titel. Vi vill nu uppmärksamma er på att det gamla sättet att registrera titlar kommer att utgå om en vecka. Detta innebär att ni bör skapa upp era titlar i titelbiblioteket så snart som möjligt och tagga era medarbetare med rätt titlar, samt att i era kontrakt byta styrkoden ”Title” mot ”Titles”. Den nya styrkoden hittar ni i samma lista som tidigare fast längst ner istället för högst upp (klicka på den lilla gubben ovanför stycket, gå till Job och längst ner i listan hittar ni Titles).
När titlarna är skapade i titelbiblioteket kan ni bulkuppdatera era medarbetare med respektive titel genom att i medarbetarlistan markera samtliga medarbetare med en och samma titel, klicka på Hantera/Action -> Uppdatera fält -> Titlar så kan ni där tilldela samtliga markerade medarbetare en titel.
På Företagssidan under den nya fliken Organisation kan ni nu se ert organisationsschema. Detta är ett bra sätt att få en överblick över organisationen och dess chefsstruktur, men även ett bra sätt att kontrollera att chefsstrukturen har blivit rätt i Hailey. Zooma in och ut och dra schemat i sidled för att se samtliga medarbetare. Om någon saknas eller liknande beror detta alltså på att fältet ”rapporterar till” saknar information. För att schemat ska dyka upp i denna skärm måste alltså först och främst fältet ”Rapporterar till” vara ifyllt samt att det måste finnas en person högst upp i hierarkin som alltså inte rapporterar till någon.
På alla medarbetarkort, under tabben Jobb och sektionen Anställning så ligger numera ett standardfält som heter Anställningsnummer. Detta innebär att ni som skapat egna fält för denna information gärna får flytta över den informationen från ert egna fält till det nya standardfältet så att ni kan ta bort ert egna fält. I standardfältet tillåter systemet idag max 8 tecken, endast bokstäver och siffror.
Vill ni istället att Hailey ska generera anställningsnummer till era anställda (befintliga och/eller nya) så gör man detta via medarbetarlistan och knappen Hantera. Vill ni generera nya Hailey-anställningsnummer till samtliga anställda kan ni inledningsvis sortera medarbetarelistan så som ni vill att anställningsnummrena ska genereras. Vill ni att numrena går efter namn i bokstavsordning, eller kanske att de ska baseras på när man började jobba hos er? Sortera då listan på den variabel ni önskar, markera samtliga i medarbetarlistan och klicka Hantera/Action -> Generera anställningsnummer. De genererade anställningsnumrena har prefixet hly följt av 1, 2, 3, 4 osv.
Vill ni istället endast generera när ni nyanställer så markerar ni denna person i medarbetarlistan när denne är anställd, klickar på Hantera/Action -> Generera anställningsnummer så kommer medarbetaren få nästföljande anställningsnummer.
Något värt att nämna är att om en medarbetare får ett anställningsnummer så kommer ingen annan i bolaget kunna ha samma anställningsnummer oavsett om personen lämnar bolaget eller byter anställningsnummer. Anställningsnumret hly 1 i bilden ovan är från och med nu låst till denna anställde i ert konto och kan inte ges någon annan.
I förändringsrapporten hittar ni förändringar som gjort på medarbetarkort som kan vara intressant för ett lönesystem att veta om. Här har vi utökat mängden förändringsinformation som presenteras och idagsläget kan ni inte bara se medarbetare som böjrat och slutat, löner som börjat, slutet och ändrats eller bankuppgifter som ändrats. Nu kan ni även hitta förändringar i för och efternamn, privat kontaktinformation (mejl, telefon, adress) samt omfattning av tjänst (i procent och timmar per vecka).
Under Inställningar och Allmänt har ny funktionalitet tillkommit. Ni kan dels välja hur era medarbetare ska kunna logga in i Hailey. Det finns idag tre sätt att logga in i Hailey, antingen med ett Hailey login, med ett Microsoft-konto eller med ett Google-konto. Vill ni att era medarbetare endast ska kunna logga in på ett eller två av dessa sätt kan ni numeras avaktivera oönskade inloggningssätt här under Inloggningsalternativ. Under Språkinställningar/Localisation kan ni även ställa in ert företagsspråk. Detta styr i dagsläget vilket språk som används i mejlutskick från Hailey samt vilket språk introportalen använder (den portal där nyanställda möts av en presentation av er, kollegor samt anger personlig information).
Ni kan nu gå till Workflows/Arbetsflöden i menyn och via de tre prickarna längst ut till höger på ett arbetsflöde välja att få upp en överblick över hur organisationen ligger till med samtliga workflows av denna typ. Överblicken visar de olika stegen i ett workflow och var respektive anställds workflow ligger till i processen. Överblicken får ni alltså upp genom att gå til Arbetsflöden -> Tre pirckar bredvid aktuellt workflow -> Överblick. Det här är bara en tillgänglig funktion för era egna anpassade workflows, inte Hailey standardworkflows så som Anställning, Signera kontrakt…
Vi har som ni säkert redan vet ett öppet API. Detta innebär att ni med hjälp av en nyckel och vår dokumentation kan bygga på integrationer mot Hailey själva. En möjlighet vi har skapat nu är att ni kan koppla ihop Hailey med er hemsida där ni kan presentera era medarbetare. Denna koppling innebär att era medarbetare presenteras på er hemsida och datan för detta kommer ifrån Hailey. När information uppdateras i Hailey kommer detta även automatiskt uppdateras på er hemsida, när någon byter titel, namn eller liknande.
Andra uppdateringar i systemet är att ni, som tidigare, kan välja vilka kolumner med information ni vill se i medarbetarlistan. Numera kan ni även sortera listan på varje vald kolumn. Är datan i kolumnen skriven text så sorteras listan på bokstavsordning, och är datan siffror sorteras listan i nummerordning. Nu när Surveymodulen är på plats så kommer en del av våra utvecklare gå vidare på nästa modul som ska komma på plats, Whistleblowing. Utöver detta jobbar vi som sagt fortsatt vidare på att förfina den funktionalitet vi redan har på plats och där är ni kunder ovärdelig i er feedback till oss. Så fortsätt med detta 🙂
Ha det så bra tills vi hörs nästa gång, i december!
####
And now, in english
The Survey modul is here! We are so excited to let you know that you from now on can create, send out, answer and analyze surveys in Hailey. Exactly how this feature works is explained step by step in a manual on our manual page. Starting off, the surveys will be anonymous. Therefore you will not be able to send the survey to less than five (%) employees and when you look at the results you will not be able to see any answers until at least five (5) employees have answerd.
The answers are presented as of above shown. each question is presented with the number of answer for each answer alternative. You can alse filter the answers based on location, department and each manager’s employees to get the best possible view on how your employees are feeling regarding this and that. The same thing goes for this though, that the filtering needs to include at least five (5) employees for the answers to show, to maintain anonymity. You are also able to end a survey in the top right corner. The survey is then marked as Done, not deleted.
For a while we’ve had two parallel ways to register titles on an employee card. The old way; manualy writing on each emplyee card, and the new way; creating a title dictionary under Settings -> Organization and then tagging each emplyee with their title. We now want to make clear that the old way will be taken away in a week. This means that we recommend you to change to the new way to register titles as soon as possible. Also, in all your contract where Title is included, please switch this to the new Titles (you will find this in the samt list as title, but at the bottom of the list.
When youw titles have been created under Settings -> Organization, you can bulk update you employees with their title. This is done by marking all employees in the employee list with the sam title, click Action -> Update field -> Titles and choose the title for the marked employees.
In the Company page under the tab Organization you can find your org chart, This is a good way to get an over look on your organization and its manager structure, but also a good way to make sure your manager structure is set up correctly in Hailey. Zoom in and out and drag the chart side to side to see all your employees. If someone is missing it is probably because the field ”reports to” is missing information. The chart is only visible when ”reports to” is filled out and there also has to be someone at the top of the chart, meaning that person can not have a ”reports to”.
On all employment card, under the tab Job and section Employment we’ve added Employment number as a standard field. This means that for those of you who have created a custom field fo this information can move this data to our new standrad field and delete you custom field. In the new standard field for employment number the system allows a maximum of 8 characters including only numbers and letter. This field is a step forwars in our development of Hailey being able to generate an employment number automatically when hiring a new employee, but that feature will come later on.
If you, on the other hand, would like Hailey to generate employment numbers for you employees you do this from the employee list and Action. If you would like Hailey to generate new employments numbers for all employees, sort the list in the order in which you would like the numbers to be generated. Maybe you would like them to be generates according to the employees in alphabetical order or according to how joind the company first and there after in chronological order. Sort the list on the variable you would like, click Action and Generate Employment number. The generated employment numbers vill start with ”hly” followed by 1, 2, 3, 4 etc…
If you would rather keep the employment numbers you have today and just have Hailey generate new ones for new hires starting from now, you mark the new employee when hired, klick Action – > Generate emploment number and the employee will get the following employment number.
Something worth mentioning is that once an employment number has been given to en employee, no other employee can have this employment number. Let’s say the employee in the picture above leaves the company, then no one after him/her will be able to have hly1 as their employment number.
In the change report you can find all changes made on an employee card that could be interesting for a salary system to know. We have extended the amount of changes presented here so that today you can not only fins changes a someone joining or leaving the company, a salary started, ended or changed or bank details changed. Now you can also see changes made in first and last name, private contact information (email, phone numeber and address) and scope (percentage and hours per week).
New features have arrived in Setting – > General. You can now control how your employees can sign into Hailey. Today there are three ways to sign in, using a Hailey log in, a Microsoft account or a Google account. If you want to control how your employees sign in, you can deactivate one or two of the sign in options. Under Localisation you can choose your company language. This indicates which laguage should be used in emails sent from Hailey and the language used in the intro portal (where you new hires are presented with information about the company, their new colleagues and where they enter their personal information).
Now, you can go to Workflows in the main menu and through the three dots on the right hand side of a workflow choose to get an overvue of all active workflows of this kind and how they are doing. The overview shows the different steps in the workflow and where each active workflow of this kind is at the moment. The overview is, as mentioned, displayed by going to Workflows -> click the three dots on the right hans side -> Overview. This is only available on your own custom workflows, not standard workflows such as Intitiate hire, sign contract…
As your probably already know, we have an open API. Meaning with an API key and our documentation you can build any integration to Hailey your selves. A new possibility here is that you can build a connection between Hailey and your website where your employees kan be presented with data from HAiley. This also means that as soon as data in Hailey updates, let’s say someone gets a new title or a new last name, this will ba automatically updated on your website aswell.
Now all our manuals are available in English. Go check them out! We hope they come in handy for you. Find them here.
We have also made it possible for you to sort the employee list on any chosen kolumn i the list. Any kolumn you choose to show, the list can be sorted on. If you sort the list on a kolumn with text data it will be sorted alphabetacly and if the column has number data, it will be sorted in a numerical order. Now that the Survey modul is here, some of our developers will focus on the next modul, Whistleblowing. In addition, our developers will of course also continue to improve existing features where your feedback is priceless for us. We are looking forward to hering you feedback going forward.
Until next time, have a lovely second half of November. Next time you will here from us is in december!
Denna sprint har bara flugit förbi och idag tror vi att vi evnetuellt slår nytt rekord i antalet lanseringer under en sprint. Så, håll i er, här...
Sedan vår senaste uppdatering har det varit full fokus på att färdigställa roller & rättigheter så att ni äntligen kan börja bjuda in era medarbetare...
Här kommer en hel drös med härliga nyheter och behändiga uppdateringar under vårsolen! Häng med! GDPR-gallring Först en lite påminnelse om mejlat vi...