Då var det dags för ytterligare en Product update och denna gång är den längre än någonsin. Idag går vi igenom nyheterna: Visselblåsning, chefsanteckningar, signering utan personnummer, integration med Fortnox, tilläggsimportering, arbetsflöden för chefer, nya möjligheter i Workflows, nyheter i organisationschemat, radera löner samt lite nya rättigheter. Häng med! Visselblåsning Vi kan nu presentera vår… Läs mer »Update #14 Visselblåsning, Manager notes, tilläggsimportering, Fortnoxintegration och en massa annat.
Då var det dags för ytterligare en Product update och denna gång är den längre än någonsin. Idag går vi igenom nyheterna: Visselblåsning, chefsanteckningar, signering utan personnummer, integration med Fortnox, tilläggsimportering, arbetsflöden för chefer, nya möjligheter i Workflows, nyheter i organisationschemat, radera löner samt lite nya rättigheter. Häng med!
Vi kan nu presentera vår nya modul som är på plats i systemet; Visselblåsning! Ni kan nu under Inställningar -> Visselblåsning aktivera denna funktion, välja vem/vilka från ert bolag som ska hantera visselblåsarärenden och skriv en text om hur just ert bolag hanterar dessa ärenden. Visselblåsare rapporterar oegentligheter via den länk ni hittar på samma ställe (Inställningar -> Visselblåsning). Därför kan det vara en god id’e att inludera denna länk på er hemsida. Ärendena landar i en ny flik på medarbetarkortet. En flik som endast är tillgänglig för den eller de personer ni valt som hanterare.
Om visselblåsaren anger en e-postadress kan återkoppling och dialog ske mellan visselblåsaren och hanteraren under total anonymitet. Denna epostadress röjs aldrig. Anger visselblåsaren ingen e-post kan hanteraren inte återkoppla till visselblåsaren. All historik sparas i två år efter att hanteraren stängt ärendet i linje med EUs visselblåsardirektiv. Se manualen för Vissleblåsning för noggrannare genomgång av funktionaliteten via vår manualsida. När ett ärende rapporteras får hanterarna ett mejl angående detta, och hålls skriftlig dialog med visselblåsaren får hanterarna även ett mejl när visselblåsaren besvarat ert senaste meddelande.
Ett önskemål har funnits om att som chef kunna ta konfidentiella anteckningar kring en medarbetare som endast finns tillgängliga för chefen, inte för medarbetaren, inte för admin och inte heller för chefs chef. Detta har vi nu löst med hjälp av chefsanteckningar. Detta är en ny tabb på dina enga medarbetares medarbetarkort. Ni kommer notera att denna tabb inte syns på något annat medarbetarkort, inte ens för admin i systemet.
För att skapa en chefsanteckning klickar ni Lägg till och väljer chefsanteckning. En ruta öppnas då där ni kan ge anteckningen en rubrik och fylla i den information ni önskar. Viktigt att veta här är att chefer inte kan ”ärva” dessa anteckningar. Om jag slutar på bolaget och någon annan blir chef till mina medarbetare så kan denna nya chef inte komma åt dessa konfidentiella anteckningar.
Nu finns äntligen funktionaliteten på plats att ni och era anställda kansignera både kontrakt och signerbara dokument utan ett svenskt personnummer. Tidigare har både vi och Banksignering kontrollerat att det finns ett svenskt personnummer registrerat på personen men nu har vi alltså löst det så att väljer ni signeringsmetoden Digital autograf så kontrollerar inte längere vi eller Banksignering detta. Vi vill belysa att detta är ett mycket säkert sätt att signera avtal och dokument på då för att en digital signering ska hålla juridiskt så behövs all transaktionsdata kring signeringen, alltså när och hur utskicket gjordes, till vilken mejl eller telefonnummer det skickades, när signering gjordes och exakt vilket dokument som signerades. All denna transaktionsdata sparas när ett dokument signeras med Banksignerings digitala autograf.
OBS! Som ni ser i bilden finns fortfarande fältet Personnummer kvar när man ska signera med digital autograf. Detta fält behöver trots allt fyllas i vid signering, dock kan vad som helst fyllas i här, ett internationellt personnummer, någon annan identifieringskod alternativt bara en punkt eller liknande. Något måste i alla fall stå i detta fält för att signeringen ska gå igenom.
Vi har byggt klart integrationen med Fortnox. Så för er med Fortnox som lönesystem så kommer ni kunna sätta upp denna integration med hjälp av en manual som vi släpper i nästa vecka. Integrationen inkluderar i dagsläget data angående persondata, anstälningsdatum, titel, anställningsform och lönetyp.
Hör gärna av er till oss på customer success om ni är intresserade av att sätta upp denna integration så skickar vi över manualen och kan stötta upp om ni har några frågor eller funderingar. Viktigt att veta här är att Hailey är master, det innebär att det är vi som ”puttar in” data in i Fortnox och inte tvärt om. Alltså, när en förändring görs på en medarbetare i Hailey uppdateras det även i Fortnox, men inte åt andra hållet. För att Hailey och Fortnox ska kunna prata med varandra krävs dels att man aktiverat integrationen men även att era medarbetare har ett anställningsnummer. Ger ni medarbetarena i Hailey exakt samma anställningsnummer som i Fortnox så kommer systemet förstå att dessa är samma medarbetare. Får en medarbetare i Hailey dock ett nytt/annat anställningsnummer än det som står registrerat i Fortnox kommer en ny medarbetare skapas upp i Fortnox. Men som sagt, all detaljerad information kommer ni få i manualen som kommer ut nästa vecka.
Vi har nu släppt vår första version av tillägggimporteringen. Ni kan nu alltså importera ytterligare information på era medarbetare efter det att den initiala importen är gjord istället för att behöva skriva in detta manuellt på varje medarbetare. Denna import ligger på samma ställe som övriga, i medarbetarlistan under knappen Importera.
Klicka på Ytterligare information och därefter Ladda ner mall så får ni ut en excellista med samtliga medarbetare. I denna lista kan ni i dagsläget importera nya företagsmejler samt samtliga egna fält ni skapat i Hailey. All information ni fyller i i excelfilen och sedan importerar kommer skriva över eventuell redan ifylld information som redan fanns på medarbetarkortet. Dvs, om en medarbetare redan har en företagsmejl så kommer den nya informationen skriva över denna gamla mejl. Samma sak gäller för de egna fälten. Var även noga med att fylla i de egna fälten med rätt datatyp, alltså den typ ni valde när ni skapade fältet (ex. text, nummer, Ja/Nej…). Egna fält med typen Flervalsalternativ fyller ni i med korrekt alternativ (ska finnas skapat i Hailey) och ska en medarbetare ha fler alternativ ifyllda separarer ni dessa med ett kommatecken, inget mellanslag.
Numera kan ni under Roller och Rättigheter ge chefer rättigheten att se arbetsflöden som körs på deras medarbetare. Detta innebär att när någon anställs, har en pre-, on- eller offboarding, ska signera kontrakt och dylikt så kan dessa medarbetares chefer också följa hur det går i dessa arbetsflöden. De får alltså inte tillgång till samtliga arbetsflöden utan endast deras medarbetares. Detta fungerar på samma sätt som övriga rättigheter när vi pratar på chefsnivå, alltså att detta går nedåt i organisationen. Med andra ord kan en chefs chef också se dessa arbetsflöden.
Tidigare har arbetsflöden fungerat på ett sätt; att ett steg aktiveras när samtliga uppgifter i stegen före är slutförda osv. Nu kan ni istället välja alternativet ”Tid efter arbetsflödets start” när ni vill att ett steg ska kicka igång. Väljer ni detta alternativ får ni sedan välja hur många dagar efter arbetsflödets start som steget ska kicka igång oberoende av huruvida tidigare steg är fullföljda.
I detta exempel ovan så hade steget ”Efter första månaden” kickat igång så fort uppgifterna i steget ”Första veckan” var slutförda. Detta skulle alltså kunna innebär att dessa uppgifter, som faktiskt inte behöver skickas ut förrän om ett tag skulle ligga på chefens att göra-lista rätt länge. Istället sätter vi då en aktiverare på detta steg att det ska starta 30 dagar efter arbetsflödets start istället för dirket när föregående steg är färdigt.
I organisationsschemat har vi nu byggt ut så att ni initialt endast ser två steg i schematoch därefter kan expandera ut schemat beroende på vilka medarbetare ni vill se. På så sätt blir schemat lättare att hantera. Ni kan även zooma in och ut med hjälp av zoomknappar (att scrolla upp och ner fungerar fortfarande också), centrera schemat på skärmen, få ut schemat på helskärm samt ladda ner schemat som en bild. Mer information om varje medarbetare har även inkluderats.
När ni skapar ett arbetsflöde och dess uppgifter kan ni fylla i ytterligare infomration i rutan Detaljer. Nu har ni här större möjligheter att variera denna text med hjälp av ikonerna ovanför detaljrutan. Gör texten fetstil, kursiv, understruken , skriv punktlistor, numrerade listor och lägg in länkar.
Ni kan nu även ”drag-and-dop” uppgifter i arbetsflöden. När ni skapar eller redigerar ett arbetsflöde kan ni flytta runt uppgifterna så att de ligger i den ordning ni vill att de ska hamna på medarbetarkortet, alternativt så att ni får en bra överblick. Klicka alltså mitt på en uppgift och håll kvar, dra nu musen upp och ner för att flytta uppgifterna till den orndning ni önskar.
Ni kan nu även ta bort löner som blivit felaktiga i systemet. Var här noga med att inte ta bort en lön om en enda löneförändring blivit fel utan endast om hela lönen blev fel, en dubblett eller liknande. Ni kan även filtrera medarbetarlistan på vilka som är chefer och inte med hjälp av filtreringen ”Är Chef, Ja eller Nej” samt filtrera fram vissa specifika medarbetare med hjälp av filtreringen ”Medarbetare”. Som ni säkert även märkt har nu de gamla titarna bytts ut till de nya överallt i systemet. Kontrakten har även blivit lite snyggare så att radbrytningar inte sker på märkliga ställen. Nya rättighet är även att ni kan tilldela medarbetare rätten att se organisationsschemat samt att exportera ut data från medarbetarlistan. Dessa hittar ni under Roller coh Rättigheter – > Andra rättigheter.
Nu har vi en enda hel sprint kvar innan årsskiftet och vi kör på ända in i kaklet. Vi hoppas dessa nyheter kommer er väl till pass så hörs vi igen om 3 veckor med en massa nya funktioner lagom till jul. På återhörande!
####
We can now present our new module in the system; Whistleblowing! Now you can, under Settings -> Whistleblowing, activate this feature, choose who from your company should handle whistleblowing reports, and add a text about how your company handles these kinds of reports. Whistleblower reports their concerns through the link you can find in the same place (Settings -> Whistleblowing) and the reported concerns will appear in the new tab Whistleblowing in the main menu. A tab only available for your chosen handlers.
If the whistleblower provides an email, feedback and dialogue can be held between a handler and the whistleblower under total anonymity. This email will never be revealed. If the whistleblower doesn’t provide an email you will not be able to get back to the whistleblower (this is made clear to the whistleblower when reporting a concern). All history regarding a report is saved för 2 years after a report is closed in accordance with the EU’s whistleblowing directive. Go to the manual to get a closer look at the feature and how it works in detail. When a concern is reported, the handlers get an email, and if a written dialogue is held with the whistleblower, the handlers get an email each time they get a response on a report.
A request has been to, as a manager, be able to take confidential notes regarding an employee. Notes only available for me as the manager, not the employee, not the admin, and not a manager’s manager. We have solved this with the new feature Manager notes, This is a new tab on your own employees’ employee cards. This tab will not be available or even visible on any other employee card besides those who you are the direct manager of.
To create a manager note, click Add New in the top right corner of the employee card and choose Manager note. A drawer opens where you can name and add the note. It is important to know that these notes are not going to be passed on to the new manager if an employee changes manager. The notes I take as a manager belongs to me and a new manager will not be able to see previous manager notes taken on an employee.
Finally, you can sign contracts and documents via Hailey without a Swedish personal identity number. Before we and Banksignering checked the personal identity number when signing but now if you choose the signing method ”digital autograph” we won’t, nor Bankrignering, check the personal identity number. We want to highlight that this is a very safe way to sign contracts and documents. This is because for a digital signing to be legally correct all transaction data regarding the signing needs to be registered and stored, such as when och how the document was sent, to which email or phone number, when the signing was made, and exactly what document was signed. All this transaction data is registered and stored when signing with Banksignering’s digital autograph.
Attn. As you can see in the image above the field Personnummer is still there when signing with digital autograph. This field needs to be filled out in some way, it just can’t be left empty. Either you can fill out an international version of a personal identity number, some other form of identification, or just a dot. At least something needs to be filled out.
We have finished setting up the integration with Fortnox. For you with Fortnox as your salary system, you are now able to set up this integration using a manual we will release next week. The integration now includes changes in data regarding personal data, date of joining, salary type, title, and employment type.
Please contact us in Customer Success if you are interested in setting up this integration and we will send you the manual and guide you if you have any questions. Important to highlight here is that Hailey is master, meaning we ”push” data into Fortnox, not the other way around. When a change is made on an employee card in Hailey this will also be updated in Fortnox, not the opposite. For Hailey to be able to talk to Fortnox the connection needs to be made in Hailey, but also the employees need to have an employment number. If you give your employees the same employment number as in Fortnox, the systems will know this regards the same employee, however, if you give an employee a new/different employment number, a new employee will be created in Fortnox. But as earlier mentioned, more detailed info will come in the manual next week.
We have released our first version of an additional import. Now you can import new information on your employees employee card after the initial import instead of adding this manually on each employee. This import is located by the other imports, in the employee list under Import.
Click Additional information and then Get template to get an excel file where you add the additional information. In this excel file, all your current employees are listed with an ID and a name so that you know on which row to add the data. Today the additional import includes importing company emails and all your custom fields. All information you fill out in the excel file will be imported, meaning if a field already had information registered in it, the imported new data will be written over the pre-existing information. And of course, empty fields will just be filled out like in a regular import. Just make sure the data you want to import in your custom fields match the data type you chose when creating the field (eg. text, number, Yes/No). Custom fields with the type Multiple selection are filled out with the exact name and a comma between the options if one employee is supposed to have more than one option, no space.
Under Roles and Rights, you can now give managers the right to see workflows running for their employees. This means that a manager can follow how the different workflows and processes concerning their employees are going. They can not access all workflows running in the company, only the workflows running for their employees. This works the same way as other rights in the system when we talk about rights ”below myself”, meaning that a manager’s manager can also access these workflows.
Earlier workflows worked in one way, a step was activated when all previous tasks and steps were completed. Now you can also choose to activate a step at a certain time after workflow start. If you choose this trigger, you choose how many days after workflow start this step should start no matter how far the previous steps have come.
In this example, the step ”After first month” would have started as soon as the step before was completed. This would mean that the tasks would be sent out quite sometime before they actually should be completed. Instead, you can choose to start this trigger 30 days after workflow start which would be more accurate.
The org chart now initially shows two levels of the chart and the rest can be expanded out using the +. This makes the chart easier to handle. You can also zoom in and out using the zoom buttons (scrolling up and down still also works), center the chart on your screen, expand the chart to full screen, and download the chart as an image. More information about each employee has also been added.
When you create a workflow and its tasks you can fill out additional details and information in the detail field. Now you can be more creative here and write in bold letters, italic or underlined. You can also add bullet lists and links.
You can also ”drag and drop” the tasks and put them in your preferred order. Click a task and hold, drag it up and down to the order you like.
You can also delete salaries now. Only delete completely wrong salaries, not an existing one that just had an incorrect change. You can filter the employee list on more variables like ”is manager Yes or No” or specific employees. The old title has now been replaced with the new titles everywhere in the system. The contracts are a little bit better looking now that we made sure they don’t oddly break pages. New rights have been added, the right to see the org chart and to export data from the employee list. You can find the rights under Roles and Rights -> Other rights.
Now we only have one full sprint left before new years and we will give it our all until the finish line of the year. We hope these new features will come in handy and we will be back with more new features in three weeks.
Hej alla kunder! Här kommer en ny produktuppdatering fylld med nyheter. Vissa av nyheterna kommer komma ut i er miljö imorgon bitti, så håll till...
Denna sprint har bara flugit förbi och idag tror vi att vi evnetuellt slår nytt rekord i antalet lanseringer under en sprint. Så, håll i er, här...
Nu går det undan hos oss på Hailey vilket gör att vi vill skicka ut en liten halvtids-uppdatering för denna sprint. Här nedan presenteras en del...