Våren är här och så även den fösta delen av det vi tidigare kallat ”Time and Absence”! Semesterplaneringen finns nu tillgänglig för alla kunder, vi har utvecklat workflows på ett mer komplext sätt, signeringar i systemet… Mycket har hänt och vi hoppas ni går igenom denna product update med nyfikenhet. Och som alltid, hör av… Läs mer »Update #18 Semesterplanering, retroaktiva förändringar, workflows…
Våren är här och så även den fösta delen av det vi tidigare kallat ”Time and Absence”! Semesterplaneringen finns nu tillgänglig för alla kunder, vi har utvecklat workflows på ett mer komplext sätt, signeringar i systemet… Mycket har hänt och vi hoppas ni går igenom denna product update med nyfikenhet. Och som alltid, hör av er till er Customer Success kontakt om ni vill ha en nogrannare genomgång av funktionaliteten! Nu åker vi.
Haileys semesterplanering finns nu på plats! Glöm allt vad som heter Excelark som mejlas fram och tillbaka. Nu kan ni på HR-nivå eller chefsnivå starta en semesterplanering via medarbetarlistan. Markera alla medarbetare du önskar starta en semesterplanering för, klicka på Hantera och ”Starta semesterplanering”. Här kan ni nu namnge semesterplaneringen, ställa in mellan vilka datum semesterplaneringen avser, ställa in en deadline när ni senast vill ha svar från medarbetarna samt skriva in ett meddelande till medarbetarna.
Medarbetarna får då en task att ange sina önskade semesterdagar och skicka in. Dessa kan editeras tills dess att deadlinen passerar.
Som initierare av en semesterplanering kan ni även via er dashboard hitta er semesterplanering och i realtid se era medarbetares önskemål. Filtrera ut medarbetarena baserat på Kontor, Avdelning, Team, Rapporterar till, samt status (inskickad, ej inskickad, godkänd). Önskemålen förblir gula tills ni godkännt dessa genom att markera medarbeten vars semesteransökan ni vill godkänna och klickar Godkänn. Dessa blir då blåa. Se manaulen för smeesterplanering för en mer detaljerad genomgång HÄR.
Under Roller och rättigheter har vi lagt till en ny rättighet för Frånvaro. Detta som en följd av semesterplaneringen vi nu släppt. I dagsläget styr denna rättgihet endast vem som ska få och inte få starta igång semesterplaneringer. Exempelvis om ni vill att cheferna ska få starta sina egna semesterplaneringar för sina team, då behöver cheferna få rättgiheten att ”visa och ändra” Frånvaro för medarbetare under mig.
Tidigare har alla kontrakt och dokument signerats via mejl och den uppgift ni fick på era dashboards i Hailey var inget mer än en notis om att en signering efterfrågades. Nu har vi istället flyttat signeringen in i Hailey så att alla signeringar numera sker via uppgiften på respektive dashborad/startsida. Det går dock alltid fortfarande ut ett mejl till signeringsparterna om att de har en ny uppgift i Hailey och via mejlet hamnar de på sin startsida där dokumentet ligger och väntar på signering. Det ska dock sägas att för kandidater som ska anställas hos er så sker signeringen självfallet fortfarande via mejl eftersom dessa inte har ett inlogg til Hailey än.
Styrkoderna Anställningsform och Typ av tidsbegränsad anställning har tidigare varit lite knepiga i systemet att lyfta in i kontraktsmallar eftersom systemet alltid då lyfta in dessa på engelska. Nu har vi istället sätt till att om ni väljer dessa styrkod i era avtal så kommer de fyllas i på samma språk som ert företagsspråk. Detta innebär att för de kontrakt där kontraktsspråk och företagsspråk inte överensstämmer så använder ni istället en fritextruta för att fylla i denna information.
Ibland kan det vara så att ett workflow, låt säga en preboarding, skiljer sig lite åt beroende på var medarbetaren ska börja jobba/jobbar. Ni kanske har olika kontorsansvariga på olika kontor vilken gör att uppgiften ”beställa telefon och dator” ska gå till olika kontorsansvariga beroende på kontor. Nu kan ni specificera i era workflows huruvida en uppgift endast ska inkluderas i arbetsflödet eller inte baserat på mearbetarens kontor.
Vi har även, som en följd av de nya egna fälten av typen Medarbetare, sett till så att ni har fått fler valmöjligheter vem ni ska tilldela uppgifter till i ett arbetsflöde. Ett exempel på detta är ifall ni på medarbetarkorten specificerar vem som är den nyanställdes fadder. Då kan ni i er Onboarding tilldela uppgifter direkt till faddern.
Rapporter har utökats med ytterligare en förändringsrapport; Retroaktiva förändringar. Denna rapport inkluderarlöner som börjar, slutar och ändras, samt medarbetare som börjar och slutar. Förändringsrapporten är alltså till för att ni ska kunna välja ett kalenderintervall och då få fram alla löneförändringar som registrerats under den perioden, men inte nödvädigtvis trätt ikraft under samma period. Den ”gamla” förändringsrapporten ligger fortfarande kvar under namnet ”Alla förändringar” och där hitta ni, som tidigare, endast de förändringar som trätt i kraft under det valda kalenderintervallet. Missa alltså aldrig mer när retroaktiva löneförändringar registreras i Hailey.
Väljer ni att en sektion med frågor i en undersökningska ha svarsintervallet 1-10 eller 1-5 (presenterat i siffror) så tillkommer en fördefinierad beskrivning av vad 1 och 10/5 betyder. Dessa syns för medarbetare som ska besvara frågorna samt i resultat-vyn där resultaten av en undersökning presenteras.
Utöver dessa förändringar har vi även lagt in färger på medarbetarkorten för de olika anställningsstatusarna, sorterat Att-göra-listan på startsidan till Senast skapad först. Ni kan även i era arbetsflöden nu se en förutsägning av hur en anställningsprocess kommer se ut. Gå till arbetsflöden och klicka på någon av de anställningsprocesser ni har igång så kommer ni kunna se vilka steg och uppgifter som komma skall.
Tack för denna gång så hörs vi igen om 3 veckor! Nu välkomnar vi våren!!
#####
Hailey’s holiday planning is here! Forget everything that is spreadsheets and Excel lists. Now you can, either on HR level or manager level start your holiday plans through the employee list. Mark the employees you want to include in the planning, click Action and Start holiday planning. Here you name the plan, set the date interval, a deadline for when requests should be submitted, and a potential comment to the employees.
The employees now get a task to request their holiday and submit. These can be edited until the deadline passes.
As the initiator of the holiday planning you can, from your dashboard, find your plan and in real-time see when your employees have submitted their requests. Filter the list of employees on Location, Department, Legal entity, Reports to, and Status (submitted, not submitted, and approved). Requests are presented in yellow until you approve them by marking the employee and clicking Approve. Approved requests turn blue. Go to the manual for a more detailed description of the holiday planning HERE.
Under Roles and rights, we added a new right; Time off. This is a natural new step from the Holiday planning. Today, this right only controls who can and can not start a holiday plan. E.g. if you would like your managers to be able to start their holiday plannings for each team, they need the right to View and edit Time off for employees below myself.
Before, all contracts and documents were signed through email and the task in Hailey only notified you that you had a document to sign. We now moved the signing into Hailey instead to make signing through the task possible. You will still always get an email when you get something to sign, although the email will guide you to Hailey and your dashboard, throgh which you sign. Although candidates of course still get their contract via email to sign since they don’t have an account in Hailey yet.
Click Sign document to get to Banksignering.The merge tags Employment type and Fixed term type has earlier been difficult to include in contract templates since it has always been in English. Now, if you include these merge tags, they will be filled out in your chosen company language, making it possible to include in Swedish as well. This means if you have a contract template in another language than your company language, we recommend you to use an input field for this information in that template.
Sometimes a workflow, let’s say a Preboarding, differs depending on which location the employee will start working at. Maybe you have different office managers in the different locations meaning the task Order computer/phone should go to different office managers depending on the location of the employee. Now you can specify which tasks in a workflow that should only be included if the employee the workflow runs for work in a specific location.
We also, thanks to the new custom field type Employee, added a possibility when it comes to assigning tasks in a workflow. You can now assign a task to the employee registered in an employee field. An example could be if you register the buddy of a new employee on their employee card. Then the buddy could be assigned tasks in a workflow, like an Onboarding for example.
Reports has gotten another change report; retroactive changes. This change report includes salaries starting, ending and being changed together with employees joining and leaving. It is used to notice retroactive changes by choosing a date interval and there see all changes that have been registered during this time, not necessarily been put into action. The ”old” change report is still there under the name ”All changes” and here you will still find all changes that were put into action between the chosen date interval instead. Never miss a retroactive salary change again.
If you choose the answer interval 1-10 or 1-5 in e section of questions in a survey, there will be pre-defined descriptions of what 1 and 10/5 means. These are shown to the employees when answering the questions and in the result view.
Other than all of these changes we also added colors on the employee cards for the different employment statuses and changed the order of the tasks in the dashboard to ”last created first”. You can also, under workflows, see a prediction of the hiring workflow, what steps and tasks are to come. Go to workflow and click any hiring workflow to se the predicted tasks.
Thank you for your time, see you again in three weeks! Let’s welcome the spring!!
Så har sommaren äntligen kommit för att stanna och ni har säkert många av er checkat ut för semester för att njuta av välförtjänt vila, sol och bad....
De har det hänt en hel de i systemet sedan den senaste uppdateringen från oss. Bland annat har funktionalitet för att göra massutskick av exempelvis...
Nu börjar det märkas av att hösten har tagit fart. Kylan har börjat krypa sig på och rutinerna börjar sätta sig igen efter sommarledighet. Hösten är...