Update #27 Lönerevision, frånvaro och valutor

Under årets sista sprint har vi fått en uppdaterad version av frånvaro på plats, valutor och inte minst en helt ny funktion för lönerevision! Anställningar släpptes för några veckor sedan och för er som inte hunnit läsa det separata utskicket vi gjorde inför den lanseringen kan ni göra det här. 

Utöver de större uppdateringar som vi nämnt ovan har även lite andra mindre uppdateringar som varit efterlängtade på plats, detta hittar ni under Övriga uppdateringar. Nu kör vi! 

Frånvaro

Sedan ett par veckor tillbaka finns nu en uppdaterad version av frånvaro! Detta är ett otroligt lyft för systemet som möjliggör smidig frånvaroregistrering för medarbetare, en tydlig översikt för chefer och lättillgänglig information för lön.

Under Inställningar har nu ännu en vy dykt upp; Frånvaro. Här skapar ni numer era egna frånvaroanledningar helt utefter ert bolags behov. Dessa kommer sen vara valbara för era medarbetare när de registrerar frånvaro eller när ni gör detta på medarbetaren själva. Initialt får ni samtliga frånvaroanledningar enligt bilden nedan, men dessa gör ni precis vad ni vill med. Använder ni systemet på svenska och vill ha frånvaroanledningar på svenska istället så behöver ni översätta dem.

Vi benämner det som att "registrera frånvaro", detta för att tydliggöra det vägval vi tagit att inte länge särskilja planerad och rapporterad frånvaro i systemet. Det vi istället valt att göra är att särskilja om frånvaron som medarbetaren registrerar ligger idag och framåt i tiden, då skickas frånvaron direkt för attestering till chefen. Ligger frånvaron istället bakåt i tiden så samlas frånvaron upp i översiktsvyn och kan där godkännas i den takt ni i regel attesterar rapporterad frånvaro (förslagsvis en gång per månad inför lönekörning).

Medarbetarnas frånvaro samlas både i översikten likt ovan och på respektive medarbetarkort. All frånvaro samlas även upp i frånvarorapporten för de av er om använder detta som löneunderlag. Läs mer om administrering av frånvaro i Hailey i vår nya guide för detta HÄR. 

Lönerevision

Från och med nu kommer ni att kunna göra er lönerevision i Hailey! De senaste veckorna har våra utvecklare jobbat med att bygga ett tydligt och användarvänligt flöde som kommer att underlätta processen med att revidera lönerna för era medarbetare.

För att starta en lönerevision går ni till medarbetarlistan, bockar i de medarbetare ni vill inkludera i lönerevisionen och klickar på hantera. Härifrån klickar du på Starta lönerevision för att komma igång. Wizarden här ovan kommer att guida dig steg för steg genom processen:

• Starta lönerevision - Gå igenom denna wizard för att starta en lönerevision med bara ett fåtal klick.
• Föreslå löneförändringar - Cheferna får en uppgift och kan föreslå löneförändringar 
• Godkänn förslagen - När förslagen är klara får cheferna en uppgift och kan godkänna förslagen
• Godkänn rönerevisionen - Slutgiltiga godkännare kan godkänna lönerevisionen under hela processen
• Uppdaterade löner - Luta dig tillbaka medans Hailey uppdaterar alla löner på datumet för löneförändringen

I början kommer ni att få sätta tre deadlines; en för när ni senast vill få in nya löneförslag från cheferna, en andra för chefens chef att godkänna förslagen och det tredje för när ni vill att lönerna ska uppdateras, vilket ni själva bestämmer om detta ska göras i framtiden eller retroaktivt. 

När cheferna får i uppgift att skicka in löneförslagen kommer de att landa i den här vyn. Här kommer man få en överblick på alla löner för medarbetare under sig, man får även ta del av eventuella instruktioner som ni själva kan formulera på det sätt som passar er. Cheferna kan även här förhålla sig till den procentuella målhöjningen som ni anger i första steget när ni startar revisionen. Cheferna kan justera lönerna i antingen summa eller procent och har även möjligheten att ange en kommentar som sedan visas för chefens chef som i nästa steg kommer få i uppgift att godkänna förslagen. 

Manual med beskrivning för hela processen kommer att finnas tillgänglig i vårt hjälpcenter under nästa vecka. 

Valutor

Under Inställningar - Allmänt kan ni nu lägga till de valutor som ni använder för löner på ert företag! 

Här får ni välja en basvaluta som de övriga valutorna förhåller sig till i växelkurs. Ni lägger till valutorna genom att bocka i de ni vill använda i den vänstra rutan och plockar över dem till den högra. När ni gjort era val får ni räkna ut växelkursen (där förhåller ni er till basvalutan). När valutorna har fått rätt inställningar kan ni lägga valuta till respektive lön som ni skapar, antingen manuellt eller via anställningsflödet. Detta kommer även att synas i förändringsrapporten, medarbetarlistan, kontraktsmallarna (ni kan nu lägga in styrkod för valuta) och på analyssidan. På analyssidan tar vi hänsyn till växelkursen ni satt under era inställningar och visar summorna i basvalutan. För er som vill lägga in ett större antal löner med de nya valutorna kommer även att kunna importera detta via importfilen för löner.

Integrationer

Vi jobbar ständigt med nya och optimerade integrationer. Ett vägval vi tar nu och börjar implementera är att vi synkar alla våra integrationer 1 gång i timmen istället för i realtid (förutom vår integration med Tematailor). Detta kommer underlätta mycket för er kunder, när ni eventuellt gör något fel i Hailey så hinner ni åtgärda detta, men också för oss internt. Integrationerna kommer bli betydligt mer lätthanterliga och under bättre kontroll. 

Detta implementeras löpande integration för integration. 

Förlängd aktivering på steg i arbetsflöden

En efterlängtad funktion har varit att släppa på 100-dagars spärren på steg i arbetsflöden. Ni kan nu välja att ett steg aktiveras upp till 400 dagar efter ett datumrelaterat medarbetarfält. 100-dagars spärren gäller dock fortfarande på steg som man vill ska starta innan ett datumrelaterat fält. Detta gör det möjligt att bland annat bygga upp återkommande årshjul under ett och samma arbetsflöde eller att skicka ut en påminnelse om första årsdag på bolaget. Ni väljer helt enkelt själva hur ni vill applicera denna möjlighet i era arbetsflöden!  

Övriga uppdateringar

Utöver de lite större uppdateringarna som vi presenterat ovan har vi även hunnit med att:

• Bokstavssortera dokument på företagssidan - förhoppningsvis blir detta lättare för era medrabetare att manövrera i.
• Vi har lagt till personnummer i förändringsrapporten på era medarbetare för att göra administrationen lättare.
• MitID (Danskt bankId) är nu implementerat i systemet vilket gör att ni kan välja BankID som signatur på medarbetare med danskt personnummer
• Blurrade löner - När ni går till Kompensation på medarbetarkorten ser nu nu att summan för lönen är blurrad. Klicka på det blurrade fältet för att se summan, blurren försvinner i tre sekunder.
• Ni kan nu uppdatera semesterplaneringen med att lägga till eller ta bort medarbetare i efterhand.
• På analyssidan kan ni välja datum för Företaget just nu. På så sätt kan ni enkelt jämföra statistiken på bolaget mellan olika datum. 

Med det sagt kan vi tillägga att utvecklingstakten kommer att hålla samma fasta tempo även in i det nya året. Tills dess så önskar vi alla våra kunder en God jul och Gott nytt år! 

Har du några frågor är du varmt välkommen att kontakta Rebecka, Fanny och Carolina från Customer Success på support@haileyhr.com

During this years last sprint, we have launched an updated version of Time off, currencies and  a completely new function for salary review! Employments were released a few weeks ago and for those of you who haven't had time to read the separate mailing we did before that launch, you can access it here.

In addition to the major updates that we mentioned above, there are also some other minor updates that have been long awaited in place in the system, you can find this under Other updates. Here we go!

Time off

Since a couple of weeks ago, there is now an updated version of Time off in Hailey! This is an incredible boost for the system that enables smooth absence registration for employees, a clear overview for managers and easily accessible information for payroll.

Under Settings, another view has now appeared; Time off. Here you now create your own reasons for Time off completely according to your company's needs. These will then be selectable for your employees when they register absence or when you do this on the employee themselves. Initially, you get all Time off types as shown in the picture below, but you can do exactly what you want with these. If you want to have the time off types translated to swedish you can edit it under this view.

We refer to it as "registering time off", this to clarify the path we have taken to no longer distinguish between planned and reported time off in the system. What we chose to do instead is to differentiate if the time off that the employee registers is today or in the future, then the time off is sent directly to the manager for approval. If the time off instead lies backwards in time, the time off is collected in the overview view and can be approved there at the rate you normally approve reported time off (suggested once a month before the payroll run).

The employees' time off are collected both in the overview as above and on the respecitve employee card. All time off are also collected in the time off report for those of you who use this as a salary basis. Read more about managing time off in Hailey in our new guide for this HERE.

Salary review

From now on you will be able to do your salary review in Hailey! In recent weeks, our developers have been working on building a clear and user-friendly workflow that will facilitate the process of revising the salaries of your employees.

To start a salary review, you go to the employee list, tick the employees you want to include in the salary review and click on manage. From here, click Start salary review to get started. The wizard above will guide you step by step through the process:

• Start salary review - Go through this wizard to start a salary review with just a few clicks.
• Propose salary changes - Managers receive a task and can start proposing salary changes
• Approve  proposals - The managers manager receives a task to approve the proposals
• Approve the salary review - Final approvers can approve the salary review during the whole process
• Updated Salaries - Sit back and relax while Hailey updates all salaries on the effective date

When you start the salary review you will need to specify three deadlines; one for when you want to receive new salary proposals from the managers, a second one for the manager's manager to approve the proposals and the third for when you want the salaries to be updated, which you decide yourself whether this should be done in the future or retroactively.

When managers are tasked with submitting salary proposals, they will land in this view. Here they will get an overview of all salaries for employees under them. They can also take part of instructions that you can formulate when you first start the salary review. The managers can also refer to the percentage target raise that you specify in the first step when you start the review. The managers can adjust the salaries in either amounth or percentage and also have the option to enter a comment which is then shown to the manager's manager who in the next step will be tasked with approving the proposals.

Manual with description for the whole process will be available in our knowledge base by next week.

Currencies

Under Settings - General, you can now add the currencies that you use for salaries at your company!

Here you have to select a base currency to which the other currencies relate in terms of exchange rate. You add the currencies by ticking the ones you want to use in the left box and picking them over to the right. When you have made your choices, you can calculate the exchange rate (there you relate to the base currency). Once the currencies have been set correctly, you can add currency to the respective salary that you create, either manually or via the hireing wizard. This will also be visible in the change report, the employee list, the contract templates (you can now enter variables for currency) and on the analysis page. On the analysis page, we take into account the exchange rate you set under your settings and show the amounth in the base currency. For those of you who want to enter a larger number of salaries with the new currencies, you will also be able to import this via the import file for salaries.

Integrations

We are constantly working on new and optimized integrations. One path we are taking now and starting to implement is that we sync all our integrations once an hour instead of in real time (except our integration with Tematailor). This will make it much easier for your customers, when you possibly do something wrong in Hailey, you will have time to fix this, but also for us internally. The integrations will be significantly more manageable and under better control.

This is implemented continuously integration by integration.

Increased trigger on steps in workflows

A long-awaited feature has been to remove the 100-day lock on steps in workflows. You can now choose that a step is triggered up to 400 days after a date-related employee field. However, the 100-day block still applies to steps that you want to start before a date-related field. This makes it possible, among other things, to build up recurring year wheels under one and the same workflow or to send out a reminder about the employee's first anniversary. You choose how you want to apply this in your workflows!  

Other updates

In addition to the slightly larger updates that we presented above, we have also::

• Alphabetize documents on the company page - hopefully this will be easier for your employees to navigate.
• We have added social security numbers to the change report of your employees to make administration easier.
• MitID (Danish bankId) is now implemented in the system, which allows you to choose BankID as a signature for employees with a Danish social security number
• Blurred salaries - When you go to Compensation on the employee card, you now see that the salary amounth is blurred. Click on the blurred field to see the amounth, the blur disappears for three seconds.
• You can now update your holiday plans by adding or removing employees afterwards.
• On the analysis page, you can choose dates for the Company right now. In this way, you can easily compare the company's statistics between different dates.

For your knowledge, we are currently building a new page in the system for signing documents, so you cannot currently follow these under the workflow overview, as many of you have noticed. We are working on getting this in place as soon as possible!

Having said that, we can add that the development will maintain the same steady pace into the new year as well. Until then, we wish all our customers a Merry Christmas and a Happy New Year!

If you have any questions, contact Rebecka, Carolina and Fanny from Customer Success at support@haileyhr.com