Sedan den 17 december 2021 har Sverige en ny visselblåsarlag. Lagen baseras på visselblåsardirektivet från EU. Den stora skillnaden från tidigare lagstiftning är att det nu ställs krav på hur rapporteringen ska gå till.
Vad är visselblåsning?
När någon larmar om missförhållanden i en verksamhet kallas det för visselblåsning. Ofta handlar det om saker som är oetiska, olagliga eller olämpliga. Rapporteringen kan gälla företag, myndigheter eller andra delar av samhället.
Vilka bolag berörs och när?
Själva grunden i den nya lagstiftningen, och i den som redan finns, är att varje individ ska ha ett skydd i rollen som visselblåsare. Alla berörs på ett eller annat sätt. Alla bolag, oavsett storlek, ska kunna upprätthålla det här skyddet. Lagstiftningen trädde i kraft strax innan årsskiftet, men ska börja tillämpas på två olika datum beroende på antalet anställda.
- 17 juli 2022 för företag som har över 249 anställda
- 17 december 2023 för företag som har 50–249 anställda
Vad säger den nya lagstiftningen?
Själva grunden i den nya lagstiftningen, och i den som redan finns, är att varje individ ska ha ett skydd i rollen som visselblåsare. Du som visselblåser ska ha ett starkt skydd mot repressalier. Du ska inte behöva oroa dig över din lön eller anställning för att du anmäler missförhållanden. För att sammanfatta:
- Skyddet för den enskilde individen har stärkts
- Visselblåsare ska inte kunna få repressalier
- Visselblåsare ska inte kunna anklagas för att ha åsidosatt sin tystnadsplikt när allvarliga missförhållanden lyfts
- Visselblåsare kommer att omfattas av den starkaste formen av sekretess
- Fler ska kunna visselblåsa
Den mest centrala skillnaden som företag kommer att uppleva rent praktiskt är att de behöver ta ett nytt grepp om rutinerna kring visselblåsningen. System för hur anställda ska rapportera, vem som hanterar det och hur det ska dokumenteras behöver inrättas.
Vad kan rapporteras?
Vad som kan rapporteras skiljer sig inte mycket från tidigare. Tanken med den nya lagstiftningen är inte att öka antalet visselblåsningar, utan att trygga tillvaron för de som väljer att kliva fram och berätta.
Det som kan rapporteras som ett missförhållande är:
- alla former av lagbrott mot EU-lagstiftning
- missförhållanden där det finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram
Kravet på allmänintresse syftar till själva missförhållandet, inte den aktuella verksamheten. Att ett bolag är välkänt räcker alltså inte som grund i definitionen av allmänintresse.
Vanliga exempel:
- Offentlig upphandling som inte går rätt till
- Penningtvätt
- Terrorism
- Produkt- och livsmedelssäkerhet
Det är den typen av ärenden vi pratar om när vi pratar om visselblåsning. Det kan handlar om skattepengar som används fel, om man jobbar på en arbetsplats som hanterar det. Eller en produkt som tillverkas med farliga kemikalier som inte framgår i innehållsförteckningen.
Vad ska inte rapporteras?
Händelser som angår den enskildes arbetssituation misstas ofta som en giltig grund för visselblåsning. Det är sällan sådana fall tas vidare.
Inom HR arbetar vi aktivt med personalfrågor och det är ofta vi som får ta hand om problem som uppstår. Därför är det är naturligt att se det som ett slags allmänintresse. Men det innebär inte att alla situationer av vantrivsel omfattas av direktivet. Den typen av problem hanteras på andra sätt. I Sverige har vi en omfattande arbetsmiljö- och arbetsrättslagstiftning, där de frågorna täcks in.
Det finns dock undantag. Om den enskildes situation är så pass allvarlig att det skulle kunna finnas ett allmänintresse av att det kommer fram, är det värt att rapportera. Då handlar det om tunga problem, som arbetsförhållanden som kan liknas vid slavarbete eller andra brottsliga situationer.
Vem eller vilka ska kunna visselblåsa på ett bolag?
Här behöver vi skilja på vilka som omfattas av skydd vid visselblåsning, och vilka som ska ha tillgång till den interna rapporteringskanalen. Vi börjar med de som omfattas av skyddet:
- Anställda, konsulter, egenföretagare, praktikanter, volontärer, personer som ingår i någon form av förvaltning eller tillsynsorgan, aktieägare, jobbkandidater och tidigare anställda omfattas av skyddet vid visselblåsning.
De som ska ha tillgång till en intern rapporteringskanal i verksamheten är:
- Personer som på något sätt jobbar för eller på företaget idag
Vad är skillnaden mellan intern och extern rapportering?
Intern rapportering är den rapporteringen som företaget har krav på att hantera. Anställda ska kunna rapportera internt om missförhållanden och företaget har en skyldighet att bedöma, undersöka och hantera varje ärende.
Extern rapportering är den som utsedda myndigheter hanterar. Myndigheterna ska se till att människor kan rapportera externt om de områden de verkar inom. Olika myndigheter ansvarar för olika områden. Ett exempel på en sådan myndighet är livsmedelsverket. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet och följer upp att företagens interna processer för visselblåsning fungerar och följer lagen.
Behövs systemstöd för visselblåsning?
Det står inte i lagen att företag måste inrätta ett systemstöd. Med tanke på alla krav på återkoppling, dokumentation, lagring och säkerhet som finns kan det dock vara svårt att se den ekonomiska och praktiska vinningen i att lösa det manuellt.
Hur bör systemstödet vara utformat för att uppfylla kraven?
Det finns inga specificerade tekniska krav på systemstöd för visselblåsning, annat än att det ska vara enkelt, användarvänligt och lättillgängligt. Det ska vara möjligt att rapportera både skriftligt och muntligt, så i många fall behöver du komplettera ditt eventuella systemstöd med en muntlig möjlighet. I övrigt får du avgöra själv. I slutänden handlar det om hur smidig processen ska vara för de som hanterar den från olika håll.
Alternativ till systemstöd
Ett systemstöd täcker in mycket, går ofta fort att implementera och håller hög säkerhet. Men det finns alternativ. Du kan till exempel ha en dedikerad mailadress eller ett telefonnummer som du delar med samtliga i verksamheten.
Vem ska hantera visselblåsning i verksamheten?
När du upprättat ett system för rapportering av missförhållanden och oegentligheter, behöver du gå vidare och se till att dessa ärenden hanteras på rätt sätt.
Verksamheten ska utse personer eller avdelningar som hanterar visselblåsarärenden. Personerna eller avdelningarna ska vara oberoende eller självständiga gentemot arbetsgivaren. De ska ha kompetensen att kunna bedöma de ärenden som kommer in.
Många väljer att lägga ansvaret på HR-avdelningen, eller på en compliance eller kvalitetsfunktion i företaget. Vissa väljer att lägga hanteringen av visselblåsning externt.
Vad säger regelverket om dokumentation och lagring?
Alla visselblåsarärenden ska dokumenteras skriftligt. Rutinerna för hur visselblåsning ska gå till på företaget ska också finnas nedskrivna tydligt för alla som berörs. Rapporterna som dokumenterar ärendena ska sparas, så länge det är nödvändigt, i max två år.
GDPR gäller, men det finns inget lagkrav på att man ska kunna visselblåsa anonymt. Det råder inte heller något förbud. Det är ett avvägande varje företag får göra. En bra tumregel är att bara de som hanterar visselblåsarärenden ska ha tillgång till informationen.
Så kommer du igång
Det finns en enkel trestegsmodell som du kan följa för att komma igång och bli redo att möta de nya lagkraven.
Vad har din verksamhet för behov? Har ni en kanal för visselblåsning idag? Hur står den sig mot de nya kraven? Använder ni ett systemstöd? Behöver ni förhålla er efter andra lagar och regler i just er verksamhet?
Vilket tekniskt stöd behövs? Vilka personer och roller ska ha ansvar för processen? Vem bedömer vilka åtgärder som krävs? Behöver ni anlita någon externt? Hur ska ni dokumentera?
Informera alla i verksamheten om vad som gäller och se till att alla har tillgång till rutinerna.
Börja också jobba med att skapa en öppen kultur och få medarbetare att känna sig trygga med att rapportera. Det är trots allt hela syftet med den nya lagstiftningen.