Förbered er på en väldans massa ny funktionalitet som har kommit på plats under de senaste veckorna. Våra utvecklare har jobbat hårt för att kunna säkerställa att vår corefunktionalitet finns på plats och nu gör den det! Så himla kul att släppa ny funktionalitet i linje med vad ni kunder efterfrågar och att nu även… Läs mer »Update #11 Nyheter i Analytics, förändringsrapporter, import av löner etc.
Förbered er på en väldans massa ny funktionalitet som har kommit på plats under de senaste veckorna. Våra utvecklare har jobbat hårt för att kunna säkerställa att vår corefunktionalitet finns på plats och nu gör den det! Så himla kul att släppa ny funktionalitet i linje med vad ni kunder efterfrågar och att nu även få presentera dessa nyheter. Häng med!
Analytics avancerar och vi introducerar nu ytterligare två funktion; Headcount och Monthly salary. Vi böjar med Headcount.
Här ges ni möjligheten att ta fram information kring er medarbetarstyka och hur denna har utvecklats under specifika tidsperioder. Ställ in tidsperioden uppe till höger och läs sedan av antalet nyanställda, hur många som lämnat organisationen, den procentuella förändringen och er personalomsättning under den aktuella tidsperioden.
Två grafer genereras även som visar antalet medarbetare per dag samt förändringen i medarbetarstyrkan per månad under aktuell tidsperiod. Se dessa ovan och nedan.
Vidare till Monthly salary. Här kan ni nu ta fram statistik kring lönerna i organisationen. På samma sätt som andra funktioner i Analytics så ställer ni här in vilken tidsperiod ni vill se data ifrån på uppe i högra hörnet. Data genereras då gällande organisationens förändrade lönekostnad under tidsprioden, samma förändring i procent, medellönen i organisationen och medianlönen. Även här generas ett antal grafer, en som visar förändringen i total lönekostnad månad för måndad, medellön uppdelat på kön samt medellön uppdelat på åldersgrupper.
GDPR är något alla företag behöver förhålla sig till. Hur länge och vilken persondata ska sparas efter att en anställd lämnat organisationen? Under den nya fliken GDPR i Settings/Inställningar kan ni nu ställa in hur länge den data i Hailey som kategoriseras som persondata ska sparas efter att en medarbetare lämnat organisationen. Inställningarna finns nu tillgängliga för er, men det ska sägas att vi inte har startat den faktiska datagallringen som inställningarna avser än. Dvs. om någon slutar hos er inom kort kommer ingen data raderas tills dess att vi sätter igång denna funktion fullt ut. Vi håller er uppdaterade gällande när detta sker, men vi rekommenderar att ni ställer in dessa inställningar så snart ni har möjlighet så är ni redo när funktionen är på plats.
Samtliga fält på medarbetarkorten som kategoriseras som persondata syns i denna lista. Hailey har på förhand avgjort fältens tidshorisont vilken signalerar hur länge ett fält ska sparas efter uppsägning. Det är dock upp till er att avgöra hur lång tid dessa tidshorisonter avser. Vad innedär Immediate, Short term, Mid term och Long term för er? Era egna fält som ni valt att kategorisera som persondata dyker också upp i denna lista, dessa får ni dock välja tidshorisont på själva.
Under denna sprint har vi utvecklat integrationer med Teams, Slack och Teamtailor. Nu kan ni på Teams och Slack få notiser när en kollega fyller år, arbetar sin första dag hos er eller firar årsdag på företaget i dessa appar. Via Teamtailorintegrationen kommer Teamtailor nu kunna skicka över en kandidat in i Hailey. Hur ni skapar dessa integrationer finns manualer för och dessa hittar ni på vår manualsida. I vanlig ordning släpper vi funktioner snabbt och enkelt vilket innebär att detta är en första version av integrationerna som sen kommer utvecklas med tiden. Integrationerna hittar ni under Settings/Inställningar -> Integrations/Integrationer.
Under fliken Workflows/Arbetsflöden i huvudmenyn kan ni följa progressen för era aktiva workflows. Nu kommer ni ännu lättare kunna se hur det går för era workflows och hur långt gångna dessa är. Detta genom en progressbar längst ut till höger som visa hur många procent av workflowet som är avklarat!
När ni öppnar ett workflow kan ni även se framtida tasks, vem som har startade workflowet samt när detta startades.
På er dashboard blir det även lättare att förstå era uppgifter som ingår i olika workflows. Numer kan ni se vem er uppgift är till för samt vilket workflow uppgiften ingår i.
På en medarbetares medarbetarkort ligger en tidslinje över dennes anställning. Nu utökar vi mängden information som syns där så utöver anställningsdatum, årsdag på företager och födelsedag kan ni nu även se när medarbetare fått en ny lön, haft ett medarbetarsamtal samt ifall denne har lämnat bolaget. Vem i organisationen som kan se vad i kollegors tidslinjer baseras på vilka rättigheter dessa har i systemet. Har jag ingen rättighet att se kollegors medarbetarsamtal så kommer jag inte heller se när en kollega haft ett samtal i dennes tidlinje.
Som ni kanske har märkt så har vi brutit ut ”Import/Importera” till en egen knapp i menyn ovanför medarbetarlistan. Detta eftersom det finns två olika importer ni kan göra till Hailey, medarbaterna och numer även löner. Ni får vid denna import ut en excelfil där historisk lönedata kan fyllas i och sedan importeras in i Hailey.
För att importera befintliga löner och historisk lönedata laddar ni ner excelfilen. I denna fil dyker alla era registrerade medarbetare i Hailey upp (även medarbetare som slutat) med ett ID, namn och mejl så att systemet vet vem lönen tillhör. Bredvid aktuell medarbetare fyller ni i vad ni vill döpa lönen till, huruvida lönen är månatlig (fyll i Monthly) eller per timme (fyll i Hourly), belopp och när denna lön trädde i kraft. Vill ni även importera hur denna lön har förändrats över tid utvidgar ni listan med tomma rader under aktuell medarbetare och fyller i nytt belopp och nytt startdatum när denna förändring trädde i kraft. Ni kan även lägga till flera löner på samma person. Exemplevis kanske vår medarbetare Ann hade ett ansvarstillägg under år 2020. Kopiera då in Anns ID, namn och mejl på en ny rad och fyll i denna löns detaljer. Fyll endast i End Date om lönen faktiskt har slutat utbetalas. Se exempel nedan.
Detta nya sätt att importera löner medför även ett nytt sätt att manuellt registrera och ändra löner på medarbetarnas medarbetarkort. Detta gör så att ni kan få en bättre överblick över en medarbetares löneutveckling, kan lägga till fler löner på en medarbetare (ex. ansvartillägg) samt ett godkännandeflöde där en förändrad lön måste godkännas av medarbetarens chef. Lönerna kommer även få en status beroende på om den är aktiv, inväntar ett godkännande eller om en förändring ligger i framtiden.
En grundlön, ett ansvarstillägg samt lönestatusNär en förändringsförfrågan registreras i Hailey skickas en task till dennes chef där chefen kan välja att avböja förfrågan eller godkänna. Detta ser ut som nedan.
Klicka på en lön på ett medarbetarkort och få upp en graf över hur denna lön har förändrats historiskt.
En tydligare manul för hur ni går tillväga med dessa nya lönefunktioner kommer inom kort ligga på vår manualsida. Självklart ligger det gamla sättet att registrera kvar under Kompensation –> Allmänt ett tag så att får tid att vänja er med det nya sättet samt kontrollera att de ”nya” lönerna har blivit korrekta. Så småningom kommer de ”gamla” lönerna fasas ut, men vi kommer kontakta er när detta är dags.
En ny flik i huvudmenyn har dykt upp sedan sist; Reports/Rapporter. Här kan ni enkelt få ut en förändringsrapport över vad som har förändrats i systemet gällande löner, bankuppgifter och medarbetare som har börjat och slutat. En väldigt användbar funktion för er som vill kunna exportera denna data och exemeplvis importera detta in i ert lönesystem eller på annat sätt hålla koll på vilka förändringar som skett under ett visst tidsintervall. Ställ in tidintervallet uppe i hörnet. Till vänster ställer ni in vilken förändringstyp ni vill titta på samt om ni eventuellt vill titta på denna data för separata kontor eller avdelningar. Vill ni se alla förändringar för alla kontor och avdelningar lämnar ni dessa fält tomma. Denna flik kommer ni kunna rättighetsstyra så att vissa medarbetare kan komma åt dessa rapporter.
Många av er kanske redan har lagt märke till den nya designen på inloggningssidan. Snyggt va? Snart får ni även se vår nya hemsida! Vi vill även uppmärksamma, i och med de nya funktionerna i Analytics, vikten av att fylla i så mycket infromation om era medarebtare som möjligt på deras medarbetarkort. Finns inte information om exempelvis startdatum, sista anställningsdag, ålder, kön, avdelning etc. så kommer datan i Analytics inte vara representativ för er organisation. Så dubbelkolla gärna detta.
####
Nu när Haileys core finns på plats kommer vi framåt fokusera på att dels förfina de funktioner som redan finns på plats och självklart även vidareutveckla ny funktionalitet och nya moduler som ska komma på plats. Vi håller uppe takten och så hörs vi igen om tre veckor med ytterligare nyheter.
Vi önskar en fortsatt fin vecka!
Allt gott!
Sedan vår senaste uppdatering har det varit full fokus på att färdigställa roller & rättigheter så att ni äntligen kan börja bjuda in era medarbetare...
Med 4 nya utvecklare på plats så är det otroligt roligt att få se vårt kära Hailey växa. Som många av er redan vet så jobbar våra utvecklare i två...
De har det hänt en hel de i systemet sedan den senaste uppdateringen från oss. Bland annat har funktionalitet för att göra massutskick av exempelvis...