Update #29 Workflows, languages and organization

Språk

Förutom svenska och engelska finns Hailey nu även på norska, danska, finska, polska och tyska. Detta är ett stort steg för att anpassa produkten mot internationella kunder, då vi under detta år expanderar till flera länder. Språken går att ställa in både som företagsspråk och som användarspråk. Vissa delar är inte helt översatta ännu och de delarna kommer under tiden att vara förinställda på engelska. För att ändra företagsspråk går ni till Inställningar – Allmänt – Språkinställningar. För att ändra språket som individuell användare klickar du på din profilbild och sedan på Språk i menyn.

Arbetsflöden

En efterlängtad funktionalitet har varit att kunna tilldela särskilda uppgifter beroende på om medarbetaren som arbetsflödet körs på tillhör en specifik legal enhet, avdelning, team eller titel. Det här öppnar upp möjligheten för er att aktivera fler arbetsflöden automatiskt. Läs mer om arbetsflöden och den nya funktionen HÄR.

Signeringssidan

Signeringar har legat i skymundan ett tag nu för att göra en rejäl comeback med en egen sida under Arbetsflöden i huvudmenyn. Här kan ni använda filtreringen för att enkelt nå de kontrakten som ligger ute för signering. Ni har även möjligheten att återkalla ett kontrakt som ännu inte är signerat av alla parter. Det gör ni genom att klicka på avbryt på dokumentet/kontraktet ni vill återkalla.

Organisationsstruktur

För kunder med en mer komplex organisationsstruktur kan vi med glädje informera om en ny variant av organisationsträdet, samt möjligheten att knyta avdelningar och teams till varandra. Organisationsträdet tar automatiskt form under Företagssidan – Organisation efter att ni ställt in detta under Inställningar – Organisation. Detta öppnar upp möjligheterna att ändra principerna för de automatiska attestflödena i Hailey (frånvaro och löneändringar) som i dagsläget godkänns av närmsta chef. Mer information om det sistnämnda kommer i nästa produktuppdatering.

Övriga uppdateringar

• Inloggningsalternativ har fått en egen tabb under Inställningar; Säkerhet. Hit kommer även Roller och rättigheter att flytta inom en snar framtid samt principer för godkännande av lön och frånvaro. Mer om det sistnämnda kommer i nästa produktuppdatering.
  
  
• Om en medarbetare har någon under sig med status ”i anställningsprocess” eller ”ska börja” läggs den till automatiskt i chefsrollen under roller och rättigheter.
  
  
• Anställningsdag (DateOfJoining) har tillkommit som en styrkod i kontraktsmallarna. Detta datum plockas från- eller läggs till under startdatum på den första anställningen som finns registrerad på en medarbetare.
  
  
• I förhandsgranskningen av kontraktsmallar är alla styrkoder och fritextrutor gulmarkerade för att ni enkelt ska kunna identifiera dessa när ni redigerar era mallar.
  
  
• Man kan använda sig av textformatering när man besvarar förberedande frågor inför ett medarbetarsamtal. Här kan man även lägga till länkar.
  
  
• Integration till Hogia kommer att finnas tillgänglig för er att aktivera inom de närmsta veckorna. Genom att aktivera den kommer en tabb att dyka upp under förändringsrapporten där ni kan plocka ut en fil som är anpassad till Hogia. En manual kommer att publiceras under nästa vecka för detta!

Har du några frågor är du varmt välkommen att kontakta Customer Success på support@haileyhr.com

_____________________________________________________________________________________

Now we're rounding off this sprint by releasing new features regarding workflows, organizational structure and the signing page! In addition to this, there are also more options under language settings, integration to the Hoogia payroll system and other nice updates. Scroll down to take part in the latest news!

Language

In addition to Swedish and English, Hailey is now available in Norwegian, Danish, Finnish, Polish and German. This is a big step to adapt the product to international customers, as we are expanding to several countries this year. The languages ​​can be set both as company language and as user language. Some parts of the system are not fully translated yet and those parts will be preset in English. To change the company language, go to Settings – General – Language settings. To change the language as an individual user, click on your profile picture and then on Language in the menu.

Workflows

A long-awaited feature has been to be able to assign special tasks depending on whether the employee on whom the workflow is run for belongs to a specific legal entity, department, team or title. This opens the possibility for you to activate more workflows automatically. Read more about workflows and the new feature HERE.

Signing page

Signable documents have been in the dark for a while, to now make a proper comeback with its own page under Workflows in the main menu. Here you can use the filtering to easily reach the contracts or documents that are out for signing. You also have the option to revoke a contract that has not yet been signed by all parties. You do this by clicking cancel on the document/contract you want to revoke.

Organizational structure

For customers with a more complex organizational structure, we are happy to inform you about a new variant of the organisation chart as well as the possibility of linking departments and teams to each other. The organisation chart automatically takes shape under the Company page - Organization, after you set this under Settings - Organization. You can also add “Head of department” and “Team leader” to different departments and teams. This opens up the possibilities of changing the approval principles in Hailey (time off and salary changes) which are currently approved by the manager. More information about the latter will come in the next product update.

Other updates

• There’s a new tabb under Settings called Security. Here you’ll find the login options from now. Roles and rights will also move here in the near future, as well as principles for approving salary and absence. More about the latter will come in the next product update.
  
  
• If an employee has someone under them with the status "in hiring process" or "will join”, they are automatically added to the manager role under roles and rights.
  
  
• DateOfJoining has been added as a variable in the contract templates. This date is taken from or added to the start date of the first employment that is registered for an employee.
  
  
• In the preview of contract templates, all variables and input fields are marked yellow so that you can easily identify them when editing your templates.
  
  
• You can use richtext when answering preparatory questions before a feedback session. You can also add links here.
  
  
• Integration to Hoogia will be available for you to activate within the next few weeks. By activating it, a tab will appear under the change report where you can downloand a file adapted for import to Hogia. A manual will be published in the next week for this!

If you have any questions, contact Customer Success at support@haileyhr.com